Правильный пошаговый алгоритм расчета отпускных в 2019 году – формулы и примеры

Оплата ежегодного отпуска производится на основе среднего заработка, исчисленного за период, признаваемый расчетным. Расчет отпускных имеет важные особенности и множество не типовых ситуаций, которые будут разобраны на примерах в данной статье.

Ниже можно найти необходимые формулы для начисления, а также примеры для различных случаев. Также предлагаем воспользоваться онлайн калькулятором для расчета отпускных.

Как правильно рассчитать — пошаговая методика

Каждый отпускной день оплачивается в размере среднедневного заработка, который посчитан за временной срок, называемый расчетным.

Особенности расчетом и установления расчетного периода прописаны в Положении к Постановлению Правительства РФ №922 от 24.12.2007 в ред. от 10.12.2016.

Пошаговая инструкция по расчету отпускных:

Шаг 1

Определяется количество дней отпуска.

⇓

Шаг 2

Устанавливается расчетный период.

⇓

Шаг 3

Определяются неполностью отработанные месяцы в периоде.

⇓

Шаг 4

Рассчитывается доход за период, который будет учтен в среднем заработке.

⇓

Шаг 5

Считается количество отработанных календарных дней в периоде

⇓

Шаг 6

Определяется среднедневной заработок, исходя из дохода и отработанного времени.

⇓

Шаг 7

Рассчитываются отпускные, исходя из дневного заработка и числа дней отпуска.

Ниже даны пояснения по каждому шагу данной инструкции. Вся информация базируется на Постановлении №922.

Количество дней ежегодного отпуска

Число дней отпуска для оплаты прописывается в приказе руководителя. За каждый день начисляется среднедневной заработок, который бухгалтер должен рассчитать за расчетный период.

Количество положенных дней отпуска также можно рассчитать. Для этого нужно знать годовую продолжительность отдыха сотрудника – минимум 28 дней.

Далее считается количество трудовых месяцев с даты трудоустройства (так называемый, отпускной стаж), за каждый полный месяц назначается 2,33 дня отдыха (при отпуске 28 дней).

Онлайн калькулятор отпускного стажа можно найти здесь.

Важно знать, столько всего полных месяцев отработал человек, сколько дней отдыха он уже использовал, далее остается рассчитать неиспользованный остаток, который может быть взят работником на текущую дату.

Данный расчеты проводит кадровик, который ведет учет отработанного времени и предоставленного основного отдыха персоналу.

Начисление отпускных уже проводит бухгалтер на основе приказа директора, где указано количество дней отдыха, а также дата его начала.

Расчетный период

В целях исчисления отпускных за расчетный берется период, равный 12-ти календарных месяцам (п.4 Положения о среднем заработке). Текущий месяц, в котором начинается отпуск, в расчет не берется.

Правила определения расчетного периода.

Пример:

Сотрудник идет отдыхать с 10 декабря 2019 года. Значит, начисление следует проводить за время с 01.12.2018 по 30.11.2019.

Хорошо, если работник трудится в организации больше года, тогда проблем с определением расчетного периода не возникает.

Возможны отклонения:

1. Человек работал меньше 1 года, но больше 1 месяца – расчет проводится за время, равное периоду с дату приема на работу по день, предшествующий месяцу начала отпуска (пример: отдых начинается с 10 ноября 2019, прием на работу – с 8 февраля 2019, значит, расчет проводится за время с 08.02.2019 по 31.10.2019).
2. Человек работал меньше 1 месяца – расчет проводится за текущий месяца (пример: дата приема на работу – 01.10.2019, дата начала отпуска – 25.10.2019, значит, расчетный период – с 01.10.2019 по 24.10.2019).
3. Предыдущий год полностью состоит из исключаемого период, например, декрета – расчет проводится за 12 мес., предшествующих исключаемому событию (пример: дата начала декрета – 01.03.2018, дата начала отпуска – 10.02.2020, значит расчетный период – 01.03.2017 – 29.02.2018).

Неполностью отработанные месяцы

Некоторые дни трудовой деятельности работника не включаются в расчетный период:

• больничный;
• отпуск ежегодный, учебный — как влияют;
• декрет по беременности и по уходу за ребенком;
• командировки;
• простои;
• отсутствие деятельности в связи с забастовкой;
• выходные для ухода за инвалидами;
• освобождение от работы согласно ТК РФ.

Если в каком-то расчетном месяце были подобные события, то он считается не полностью отработанным.

Выплаты, полученные за такие дни в расчет отпускных не принимаются.

Какие доходы учитываются при начислении?

Согласно п.2 Положения в расчет среднего заработка для отпускных входят:

• зарплата, согласно системы оплаты труда (оклад, тарифы, расценки);
• премии (годовые, квартальные, месячные, разовые, если он включены в систему оплаты труда);
• надбавки и доплаты госслужащим за профессиональность, выслугу лет, классность.

Любая выплата, связанная с оплатой труда сотрудника, подлежит учету в среднем заработке.

Не учитываются следующие виды доходов работника:

• больничные пособия;
• отпускные;
• декретные;
• командировочные;
• материальная помощь;
• компенсации жилья, еды, дороги, телефона, интернета;
• прочие виды выплат за дни, исключаемые из расчетного периода.

Формулы для расчета среднего заработка

Расчет отпускных проводится по следующей формуле:

Формула для расчета среднедневного заработка:

Доход составляют все те выплаты, которые подлежат учету в соответствии с п.2 Положения.

Отработанные дни нужно рассчитать отдельно. Для полного месяца берется 29,3 – среднемесячное количество дней.

Для неполного месяца нужно провести отдельный расчет, поделив отработанные дни на количество календарных дней месяца, результат деления умножается на 29,3.

Указанные формулы справедливы для случая, когда основной отпуск предоставляется в календарных днях – это происходит практически всегда, за исключением двух случаев:

1. с сотрудником заключен срочный трудовой договор до двух месяцев;
2. с сотрудником заключен срочный трудовой договор на время сезона.

В перечисленных случаях работника полагается отдых в рабочих днях – 2 дня за каждый трудовой месяц.

Налогообложение

Начисленная сумма отпускных подлежит обязательному налогообложению:

• удерживаются 13% подоходного налога (работник получает выплату, уменьшенную на удержанный НДФЛ);
• начисляются 30% страховых взносов (расходы работодателя).

НДФЛ и взносы платятся в налоговый орган в следующий срок:

• НДФЛ – не позднее последнего числа месяца, в котором производится выплата за отпуск (п.6 ст.226 НК РФ);
• страховые взносы – не позднее 15-го числа следующего месяца за месяцев выплаты отпускных (п.3 ст.431 НК РФ) .

Порядок выплаты

Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее, чем за 3 дня до начала ежегодного отпуска (ст.136 ТК РФ).

В настоящий момент в Трудовом кодексе нет уточнений относительно того, какие дни учитывать при определении срока выплаты – календарные или рабочие, однако отдельные разъяснения Минтруда РФ говорят о том, что нужно считать календарные дни.

Выдача денежных средств производится на основании приказа о предоставлении ежегодного отпуска наличным или безналичным способом в зависимости от порядка расчетов с персоналом в организации.

Сумма к выплате определяется как разность между начисленной величиной и НДФЛ.

Если работник является плательщиком алиментов, то удержать их нужно после налогообложения — порядок удержания алиментов с отпускных.

Планируемые изменения ТК РФ

Минтруд предлагает внести поправки в Трудовой кодекс РФ, касающиеся срока выплаты отпускных: Установить срок – за 3 рабочих дня до начала отпуска (в настоящий момент нет уточнения относительно рабочих или календарных дней). Установить срок — не позднее 3 дней с даты подачи заявления на отпуск в случаях, когда заявление подается не по графику.

Подобные поправки позволят работодателю соблюдать требования законодательства более точно.

 Пример для 2019 года

Исходные данные:

Сотрудник трудоустроен с 10 сентября 2016 года, с 18 декабря 2019 начинается отпуск 14 кал.дн. Оклад составляет 30000 руб. В феврале 2019 была командировка 5 дней. Зарплата за февраль = 25000. Остальные месяцы отработаны полностью.

Требуется рассчитать отпускные сотрудника.

Исходные данные сведем в таблицу:

Дата приема на работу	10.09.2016
Дата начала отпуска	18.12.2019 (14 кал.дн.)
Ежемесячный оклад	30000 руб.
Командировка	5 дн. в феврале 2019
Зарплата за февраль 2019	25000 руб.

Расчет:

Расчетный период	01.12.2018 – 20.11.2019
Доход	30000*11мес. + 25000 = 355000
Отработано дней в феврале 2019	(28-5) * 29,3 / 28 = 24
Отработано за расчетный период	29,3*11мес. + 24 = 346,3
Средний дневной заработок	355000 / 346,3 = 1025,12
Отпускные начисленные	1025,12 * 14 = 14351,72
НДФЛ	13% * 14351,72 = 1865,72 (нужно уплатить не позднее 31 декабря 2019)
Взнос на пенсионное обеспечение (ОПС)	22% * 14351,72 = 3157,38
Взнос на нетрудоспособность и материнство (ВНиМ)	2,9% * 14351,72 = 416,20
Взнос на медицинское обеспечение (ОМС)	5,1% * 14351,72 = 731,94
Общая сумма взносов	3157,38 + 416,20 + 731,94 = 4305,52
Отпускные к выплате работнику	14351,72 – 1865,72 = 12486

Как начисляются отпускные за полгода?

ТК РФ позволяет работнику взять ежегодный отпуск по истечении полугода работы в организации. При этом сотрудник вправе попросить годовую продолжительность. Дни отдыха в этом случае будут предоставлены авансом, отпускные также выплачиваются авансом. То есть работодатель в данном случае рассчитывает, что человек в дальнейшем отработает свой отдых.

Это не всегда бывает так, поэтому предоставлять 28 дней отпуска через полгода работы опасно.

Сотрудник может в любой момент написать заявление об уходе, не отработав положенный срок. В этом случае излишне выплаченные отпускные придется как-то удерживать с сотрудника при увольнении.

Расчет отпускных проводится по правилам, изложенным выше:

• расчетный период – с даты приема на работу по день, предшествующий месяцу ухода в отпуск;
• доход для среднего заработка – суммарная зарплата за расчетный период (оклад, тариф + премии);
• отработанные дни для среднего заработка – если все 6 месяцев полностью отработаны, то 29,3*6; если не все, то для неполных месяцев проводится отдельный расчет.

Пример за 6 месяцев

Исходные данные:

Сотрудник устроен на работу 25 апреля 2019 года, с 10 ноября 2019 он идет в отпуск на 14 дней.

Оклад составляет 25000. Зарплата за апрель 2019 = 4000. Все месяцы полностью отработаны.

Исходные данные сведем в таблицу:

Дата приема на работу	25.04.2019
Дата начала отпуска	10.11.2019 (14 кал.дн.)
Ежемесячный оклад	25000 руб.
Зарплата за апрель 2019	4000
Исключаемые периоды	отсутствуют

Расчет:

Расчетный период	25.04.2019 – 31.10.2019
Доход	25000 * 6мес. + 4000 = 154000
Отработано дней в апреле 2019	(30-25) * 29,3 / 30 = 4,88
Отработано за расчетный период	29,3 * 6мес. + 4,88 = 180,7
Средний дневной заработок	154000 / 180,7 = 852,24
Отпускные начисленные	852,24 * 14 = 11931,38
НДФЛ	13% * 11931,38 = 1551,08 (нужно уплатить не позднее 30 ноября 2019)
Взнос на пенсионное обеспечение (ОПС)	22% * 11931,38 = 2624,90
Взнос на нетрудоспособность и материнство (ВНиМ)	2,9% * 11931,38 = 346,01
Взнос на медицинское обеспечение (ОМС)	5,1% * 14351,72 = 608,50
Общая сумма взносов	2624,90 + 346,01 + 608,50 = 3579,41 (нужно уплатить до 15 декабря включительно)
Отпускные к выплате работнику	11931,38 – 1551,08 = 10380,30

Предоставление отпуска в рабочих днях

ТК РФ предусматривает случаи, когда ежегодный отпуск предоставляется в рабочих днях:

• срок трудового договора не более двух месяцев (ст.291 ТК РФ);
• работник принят на время сезона (ст.295 ТК РФ).

В указанных случаях за каждый полный месяц работы сотруднику полагается 2 рабочих дня отпуска.

В целом, процедура расчета отпускных при предоставлении отдыха в рабочих днях аналогично указанному выше порядку, однако средний дневной заработок считается по другим правилам, изложенным в п.11 Положения о среднем заработке.

Доход считается по правилам, изложенным выше.

Для определения показателя в знаменателе нужно:

1. Взять производственный календарь шестидневной рабочей недели.
2. Посчитать число рабочих дней в расчетном периоде согласно этому календарю, при этом исключив не учитываемые дни (командировки, больничные, прогулы, отпуска, декрет, простои).

Пример

Исходные данные:

Сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору на время сезона с 01 мая 2019. Заработок за 1 месяц складывается из оклада в размере 24000.

Работник попросил отпуск с 01 по 07 августа 2019, который ему был предоставлен.

Период с 01 мая по 31 июля 2019 года отработан полностью.

Требуется рассчитать отпускные.

Исходные данные, сведенные в таблицу:

Дата приема на сезонную работу	01.05.2019
Дата начала отпуска	01.08.2019 (7 кал.дн.)
Ежемесячный оклад	24000 руб.
Исключаемые периоды	отсутствуют

Расчет:

Так как работник принят на время сезона, то за каждый трудовой месяц ему полагается 2 рабочих дня отпуска.

Так как отдых предоставляется в рабочих днях, то расчет будет вестись по следующему алгоритму:

Расчетный период	01.05.2019 по 31.07.2019
Суммарный доход	24000 * 3мес. = 72000
Рабочих дней по календарю шестидневки в расчетном периоде	24 + 24 + 27 = 75
Среднедневной заработок	72000 / 75 = 960
Отпускные	960 * 7дн. = 6720

Дополнительные примеры в видео

Смотрите видео с примерами расчета отпускных:

Выводы

Для расчета отпускных следует посчитать средний доход сотрудника за 1 день по итогам последних 12-ти календарных месяцев, после чего умножить его на число дней отдыха.

Следует брать во внимание все те выплаты, что предусмотрены оплатой труда.

При предоставлении отпуска в календарных днях количество отработанных дней берется в календарном исчислении, при этом считается, что в полностью отработанном месяце 29,3 дня.

При предоставлении отдыха в рабочих днях отработанное время считается как число рабочих дней по календарю шестидневки.

Важно правильно определять период для расчета отпускных, только в этом случае исчисление будет верным.

Нестандартные случаи

? Случай 1: как рассчитать оплату за отпускные дни, если в расчетном периоде был больничный »»» ? Случай 2: как начислить отпускные правильно, если у сотрудника были командировки »»» ? Случай 3: как влияет районный повышающий коэффициент на расчет »»» Если вы хотите получить ответ на другой нестандартный случай, задайте свой вопрос в комментариях ниже и получите бесплатный ответ!