Правила и ограничения при удержании отпускных, выплаченных авансом, при увольнении

Когда гражданин официально увольняется, работодатель должен окончательно с ним рассчитаться. При этом выбывающему работнику выплачиваются денежные суммы, полагающиеся ему за фактически отработанные дни и неиспользованные отпуска.

Если трудовое соглашение расторгается до завершения рабочего года, в котором уходящему сотруднику уже предоставлялся оплачиваемый отпуск, работодатель вправе потребовать от него надлежащее возмещение неотработанного времени. То есть излишне выплаченные отпускные можно удержать с работника, но при соблюдении определенных правил и ограничений.

Можно ли удержать излишне выплаченные отпускные?

Как установлено статьей 122 Трудового кодекса РФ, наемному работнику ежегодно должен предоставляться оплачиваемый отпуск. При этом за первый год работы гражданин вправе оформить такой отпуск только в том случае, если он непрерывно трудился у конкретного работодателя минимум 6 месяцев.

Ежегодный отдых с денежным содержанием может предоставляться сотруднику до окончания шестимесячного периода, если стороны – работодатель и работник – достигнут соответствующего соглашения.

Определенным категориям работников, оговоренным статьей 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск в обязательном порядке предоставляется досрочно – до завершения шестимесячного периода непрерывного работы, – если данный работник попросил (заявил) об этом.

За последующие годы трудовой деятельности (второй год и так далее) оплачиваемый отпуск может оформляться сотруднику в любое время на протяжении рабочего года. При этом обязательно учитывается очередность ежегодных отпусков, регламентированная данным работодателем.

Иными словами, отработав полгода у конкретного работодателя, гражданин может взять ежегодный оплачиваемый отдых, продолжительность которого не превышает 28 календарных дней. Такое право у него имеется, несмотря на то, что за шестимесячный период непрерывной работы он заслужил только 14 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Получается, что дополнительные 2 (две) недели предоставляются наемному сотруднику авансом – он обязан их отработать на протяжении последующих 6 (шести) месяцев рабочего года.

Руководство организации вправе сделать это, поскольку сотрудник, пожелавший прекратить трудовые отношения, не станет отрабатывать полученные отпускные до завершения рабочего года.

Если следовать нормам статьи 138 ТК РФ, работодатель при увольнении может удержать максимум 20% от суммы полного расчета, выплачиваемого работнику.

Работодатель не обязан удерживать компенсацию за излишне выплаченные отпускные с выплат, причитающихся увольняющемуся работнику. Однако у него имеется такое право.

Если директор компании захочет использовать данную возможность, ему не потребуется для этого согласие самого сотрудника, авансом получившего отпускные. Он может самостоятельно произвести удержание в размере 20% по факту начисления расчета при увольнении.

Если у данного работника отсутствует достаточная сумма расчета для возврата всей переплаты по отпускным (либо её нет, либо удерживаемая сумма оказалась больше, чем 20% от выплат), то недостающую сумму сотрудник вправе погасить обязательства добровольно.

Работодатель не может заставить работника вернуть излишнюю переплату по отпускным, сверх 20%, которые можно удержать при увольнении. Можно только предложить сотруднику, чтобы тот вернул сам в кассу организации ту часть отпускных, выплаченных за отпуск авансом, которую нет возможности удержать при расторжении трудового договора.

Когда удержание с работника не допускается?

Гражданин не должен возмещать работодателю излишне вплаченные отпускные за отпуск, предоставленный авансом, если он увольняется до завершения соответствующего рабочего года по основаниям, упомянутым в статье 137 ТК РФ.

Когда нельзя удержать отпускные, выданные авансом, при увольнении:

Основание увольнения	Статья ТК РФ
Работник отказался от перевода на иную работу, если необходимость такого перевода обусловлена требованиями медицинского заключения.	п.8 ст.77
Предприятие окончательно закрылось (как вариант, частный предприниматель официально прекратил деятельность).	п.1 ст.81
Штат наемных сотрудников подвергся сокращению.	п.2 ст.81
Собственник организации-работодателя сменился.	п.4 ст.81
Работника призвали на срочную армейскую службу.	п.1 ст.83
На должности, занимаемой гражданином, восстановили предыдущего работника.	п.2 ст.83
Сотрудник признан нетрудоспособным по сведениям медицинского заключения.	п.5 ст.83
Смерть работодателя-физлица или наемного работника.	п.6 ст.83
Возникли чрезвычайные обстоятельства, что воспрепятствовало дальнейшему осуществлению трудовой деятельности (катастрофа, война, серьезная авария, стихийное бедствие). Примечательно, что такие обстоятельства должны иметь официальное подтверждение.	п.7 ст.83

Первый вариант – работник добровольно возвращает средства.

Второй вариант – работодатель удерживает 20% с расчета, недостающую сумму взыскивает через суд (при отказе работника от добровольного погашения).

Как работодателю вернуть деньги за дни, использованные авансом?

Компенсация отпускных за отпуск авансом взыскивается с увольняющегося работника непосредственно в день его увольнения.

Такое удержание выполняется работодателем при проведении надлежащих взаиморасчетов.

Чтобы уточнить задолженность сотрудника по излишне выплаченным отпускным за недоработанный годовой период, нужно получить ответы на следующие вопросы:

• сколько дней и месяцев реально отработал гражданин в данной организации за конкретный рабочий год — рассчитать отпускной стаж;
• сколько дней гражданин не отработал за конкретный рабочий год (то есть остался должен) — излишне отгулянные дни.

Чтобы определить на дату увольнения число неотработанных календарных дней отпуска, излишне отгулянных, за которые работник авансом получил отпускные, нужно воспользоваться таким алгоритмом:

1. Количество дней отпуска, предоставленных этому сотруднику, разделить на 12 (двенадцать) месяцев, а полученное значение – умножить на количество месяцев, отработанных у данного работодателя.
2. Величину, полученную по итогу выполнения предыдущего арифметического действия, вычесть из количества отпускных дней, предоставленных сотруднику за время работы у данного работодателя.

Допускается округление числового значения количества месяцев. Последний месяц, который отработан сотрудником меньше чем на 50%, не принимается в расчет. Если же последний месяц отработан минимум на 50%, он учитывается как месяц, отработанный гражданином полностью.

Сумму излишне выплаченных отпускных, которую нужно удержать при увольнении работника, определяют следующим образом: количество неотработанных дней умножается на величину среднего заработка этого работника, выплаченного за время оплачиваемого отпуска.

Пошаговая инструкция по удержанию переплаты отпускных при увольнении:

Шаг 1

Рассчитать стаж, дающий право на отпуск.

⇓

Шаг 2

Посчитать продолжительность отпуска за отпускной стаж.

⇓

Шаг 3

Определить количество использованных дней отпуска.

⇓

Шаг 4

Рассчитать количество дней отпуска, предоставленных авансом.

⇓

Шаг 5

Определить средний дневной заработок на дату предоставления отпуска авансом.

⇓

Шаг 6

Рассчитать переплату по отпускным (умножить средний заработок на число дней авансом).

Нужно ли оформлять приказ для возврата средств?

Чтобы обезопасить себя на случай возможных судебных разбирательств и споров с бывшим работником, работодатель должен надлежащим образом оформить удержание переплаты отпускных. Для этого издается приказ, предусматривающий удержание с увольняющегося сотрудника излишне уплаченных средств. Такой распорядительный акт составляется в свободной форме.

Важное условие – приказ об удержании переплаты отпускных за отпуск авансом издается руководителем компании на протяжении месяца, отсчитываемого от момента окончания срока, выделенного работнику на добровольный возврат этого долга.

Приказ должен содержать следующую информацию:

1. Сведения о сотруднике (должность, ФИО).
2. Число неотработанных дней.
3. Величина задолженности – отпускных, выданных работником авансом, – за дни отпуска, которые гражданин не отработал.
4. Подпись увольняющегося сотрудника, подтверждающая ознакомление с данным приказом.

Что делать, если работник не согласен?

Если зарплаты увольняющегося гражданина не хватает для удержания излишне выданных отпускных, работодатель может попросить его о добровольном внесении недостающих средств.

Если выбывающий сотрудник отказался, работодатель вправе использовать судебный механизм. При этом нормами ТК РФ не оговаривается возможность удержания излишней выплаты отпускных через суд.

Некоторые юристы, однако, считают, что подобные долги можно взыскать как ущерб, причиненный работодателю, следуя нормам статей 248 и 391 ТК РФ, допускающих судебное истребование.

Пример расчета удержания

Исходные данные:

Гражданин официально устроился на работу с 01.11.2018. Это значит, что его рабочий год завершается 30.10.2019.

На протяжении рабочего года гражданин оформлял оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составила 28 (двадцать восемь) календарных дней. Речь идет об основном ежегодном отпуске с денежным обеспечением.

Среднедневной заработок данного сотрудника за время отпуска составлял 800 рублей.

30.06.2019 этот работник решил уволиться по личной инициативе, подав работодателю надлежащее заявление об увольнении.

Таким образом, за рабочий год выбывший гражданин не отработал 4 (четыре) месяца. На этом основании работодатель решил взыскать с увольняющегося работника сумму неотработанных отпускных.

Сумма расчета при увольнении составила 13 000 руб.

Сведем исходные данные для наглядности в таблицу:

Дата приема на работу	01.11.2018
Дата увольнения	30.06.2019
Использованный отпуск	28 дней
Среднедневной заработок для отпускных при уходе в ежегодный отпуск	800 руб.
Расчет при увольнении	13000 руб.

Расчет:

Прежде всего, определяется количество излишне предоставленных отпускных календарных дней по следующему алгоритму:

Отпускной стаж	8 полных месяцев (с 01.11.2018 по 30.06.2019)
Дни отпуска, заработанные за отпускной стаж	28/12мес.*8мес. = 18,67 дн.
Дни, использованные авансом	28 — 18,67 = 9,33 дн.
Переплата за отпуск (подлежит возврату)	800 * 9,33 = 7464 руб.
Удержано с расчета	13000 * 20% = 2600 руб.
Неудержанная сумма	7464 — 2600 = 4864 руб.

По закону удержать можно не более 20%, то есть 2600. Остаток в размере 4864 можно либо попросить работника вернуть в кассу добровольно, либо пытаться вернуть через суд при отказе сотрудника, либо простить эту сумму.

Полезное видео

Рекомендуем посмотреть видео, где рассказано, что делать работодателю, чтобы вернуть переплату за отпуск:

Выводы

Удержание (взыскание) неотработанных отпускных с увольняющегося сотрудника разрешается работодателю нормами ТК.

Однако неукоснительное соблюдение данных требований является залогом успешного возврата средств, излишне выданных физлицу при оформлении оплачиваемого отдыха.

При этом работодатель должен правильно выполнить все вычисления и издать надлежащий приказ.

Вопросы от наших читателей

? Вопрос от Николая: работодатель при расчете отпускных отказывается учитывать районный коэффициент (работаю в Новосибирске), прав ли он »»» ? Вопрос от Семена: работник болел 2 месяца, а теперь просит ежегодный отпуск, как его больничный повлияет на отпускные »»» ? Вопрос от Николая: у сотрудника было много командировок в последний год, как ему правильно считать отпускные »»» Задайте свой вопрос в комментариях ниже и получите бесплатный ответ!