В настоящее время на территории РФ наблюдается нестабильная обстановка с коронавирусной инфекцией. Быстрое распространение вируса способствует введению усовершенствованных мер ее профилактики.

Одной из таковых является перевод сотрудников предприятий на удаленный режим работы в связи с коронавирусом — об организации, контроле и проверке деятельности дистанционного персонала в статье ниже.



Как организовать удаленную работу в связи с коронавирусом — пошаговая организация



Дистанционная работа подразумевает выполнение работниками своих должностных обязанностей за пределами организации. В большинстве случаев — дома.

Перевод на удаленку существенно меняет производственные условия, поэтому считается значимым изменением условий трудового договора. По этой причина работодателям важно с особым вниманием подойти к организации удаленной работы в условиях коронавируса.

Как организовать дистанционный режим работы:

  • Шаг 1. Определение круга работников, которых можно отправить на дистанционную работу.

Работодателю совместно с руководителями структурных подразделений следует провести соответствующий анализ и выяснить, кто из сотрудников, работая из дома в период коронавируса, не ухудшит показатель своей производственной эффективности.

Следует учитывать, что специфика некоторых профессий не позволяет организовать работу удаленно.

Полученные данные лучше всего оформить в виде списка и перейти к следующему этапу организации.

Прежде чем перейти к документальному оформлению перевода, необходимо получить, для начала словесное согласие сотрудников. Переводить их без согласия на удаленный режим работы нельзя. Сотрудник вправе самостоятельно принять соответствующее решение.

Выражается оно путем оформления сотрудниками специальных заявлений. В нем они излагают свою просьбу о переводе на работу из дома в связи с коронавирусом.

Заявление составляется в свободной форме, на фирменном бланке компании, при наличии такового. Важно указать дату оформления заявления, контактную информацию об обеих заинтересованных сторонах трудовых отношений и причину перевода. В качестве таковой следует указать распространение коронавирусной инфекции.

Ранее уже было указано, что перевод на удаленку существенно меняет производственный процесс, следовательно, меняются условия трудового договора, оформленного в момент трудоустройства сотрудника. Для того чтобы внедрение дистанционного режима соответствовало правилам, установленным законодательством РФ, необходимо оформить дополнительное соглашение.

В допсоглашении, помимо основной информации, важно отразить причину перевода, время его действия, контактные данные и адрес, по которому будет работать трудящийся. С особым вниманием следует подойти к отражению момента взаимодействия сотрудника и его руководителя, организации удаленной деятельности.

Также в соглашении следует отразить дату его заключения, номер, информацию о передаваемой в пользовании техники и ресурсов, подписи работодателя и специалиста.

Заключительным этапом перевода сотрудников на удаленку в период коронавируса является издание работодателем соответствующего распоряжения. Основанием для его составления является заключенное ранее соглашение. Оформляется документ в свободной форме. После издания работник должен ознакомиться с его содержимым и поставить в качестве согласия с указанными в документе данными свою подпись.

  • Шаг 7. Организация труда персонала удаленно.

Работодателю нужно продумать, как именно будет организована работа удаленного сотрудника. Если деятельность связана с компьютером, то нужно убедиться, что у человека есть необходимое техническое оборудование. В случае отсутствия — предоставить его.

Следует продумать способы связи и взаимодействия, убедиться в наличие телефона, интернета. Определить, как будет осуществляться документооборот, обмен отчетами о выполненной работе.

Рекомендуем прочитать: Как платить зарплату удаленных сотрудникам в период коронавируса?

Контроль дистанционных сотрудников



Работая дистанционно, работник перестает взаимодействовать со своим непосредственным руководителем прежним образом. Как контролировать работу сотрудников в таком случае?

Данные о способах взаимодействия между трудящимся и работодателем, а также о порядке контроля и проверки должны быть отражены в дополнительном соглашении и приказе.

В документах изначально необходимо указать, какой график устанавливается на время дистанционного режима, а также технология отчетности о проделанной работе.

Рекомендуется документально отразить следующие моменты:

  • время начала и окончания рабочего дня, сведения о перерыве;
  • технология, периодичность и сроки предоставления отчетности;
  • форма отчета.

Для удобства руководитель может создать общий чат в мессенджере, где смогут писать оставлять сообщения все сотрудники конкретного подразделения.

Для начальства может быть создана отдельная беседа, для обсуждения более серьезных и организационных вопросов.

Как проверять персонал на удаленке?



Во время работы на удаленном режиме у сотрудников могут появиться определенные соблазны. К примеру, заняться своими личными делами. Грамотная организация контроля над рабочим процессом при дистанционной работе позволит работодателю обеспечить поддержание показателя производственной эффективности работников на прежнем уровне.

Для того чтобы проверить, как работает удаленный специалист дома, руководитель может ежедневно запрашивать отчеты. То, каким образом он будет это делать, должно быть закреплено документально. Оформление письменного отчета и отправка по почте в конце рабочего дня, или созвон с работником по телефону — каждый руководитель может выбрать наиболее подходящий вариант.

Также для того, чтобы проверить, чем занимался дистанционный сотрудник в течение дня, руководство компании может установить ему на компьютер специальную программу учета рабочего времени.

В ней сотрудник сможет выбрать нужную операцию, а также поставить время, в течение которого он занимался ее выполнением. При необходимости в программе может быть включен таймер.

Как правило, по окончанию трудовой недели данные с программы направляются руководителю на согласование. Данный способ проверки и контроля удаленного персонала в период коронавирусаявляется наиболее прозрачным и доступным.

Выводы

Перевод сотрудников на удаленную работу в связи с коронавирусом требует соответствующего документального оформления. Необходимо получить официальное согласие работника, после чего заключить с ним дополнительное соглашение и издать специальный приказ. Пренебрежение данным правилам противоречит трудовому законодательству РФ.

Перевод на удаленку должен сопровождаться наличием согласия трудящегося. Без него организовать дистанционный режим работы не получится.

Необходимо продумать организацию трудового дня дистанционного работника, порядок его контроля, взаимодействия и проверки. Все принятые решения следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.