Что делать с расходами на тестирование сотрудников на коронавирус — возмещение и учет

В связи с пандемией коронавируса у организаций появились дополнительные расходы в виде затрат на периодическое тестирование сотрудников, на проведение дезинфекции и закупку дезинфицирующих средств, масок, антисептиков, перчаток и других — как вести учет таких расходов в бухучете и при расчете налогов, нужно ли работникам компенсировать их затраты на сдачу тестов по своей инициативе и следует ли удерживать с этой компенсации НДФЛ и начислять страховые взносы?

Ответы на эти вопросы разберем в статье ниже.

Возмещение расходов на тестирование на коронавирус для работодателя

Для продолжения работы в условиях распространения коронавирусной инфекции работодатели должны организовать безопасную работу для сотрудников, что сопровождается появлением дополнительных расходов:

• на тестирование работников на коронавирус;
• на дезинфекцию помещений — дополнительная оплата своим работникам или сторонним клининговым компаниям;
• на закупку дезинфицирующих средств;
• на закупку СИЗ — масок, перчаток, антисептиков;
• на оплату такси до места работы и обратно и т.д.

Возможны такие варианты:

1. на предприятии проводится обязательное тестирование по законодательству (например, в Москве необходимо периодически тестировать персонал — каждые 15 дней не менее 10% сотрудников);
2. работодатель по своей инициативе за свой счет направляет работников на сдачу анализов для предотвращения  вспышек коронавируса;
3. работодатель заставляет персонал сдавать анализы после отсутствия на работе, возвращении из отпуска, в том числе из-за границы.

В первом случае обязанность по тестированию в связи с коронавирусом установлена законом, поэтому работодателю возмещает расходы ФСС в рамках обязательного страхования от травматизм. То есть изначально организация заключает договор с медучреждением, имеющим право проводить тесты на COVID-19, после чего направляет персонал в данную клинику на сдачу анализов, оплачивая услуги по договору. Далее работодатель обращается в ФСС для возмещения понесенных расходов. Как возместить расходы на коронавирус за счет ФСС?

Во втором случае обязанность для работодателя не установлена законом, он сам, по своей инициативе решает проверять периодически сотрудников с целью выявления заболевщих и предотвращения распространения коронавируса среди персонала. Конечно, в этой ситуации оплатить расходы на тесты должен сам работодатель, при этом возмещения из ФСС он не получит, так как тестирование — это его личная инициатива и не установлена законодательством.

В ситуации, когда инициатором сдачи анализов является работодатель, нужно помнить о том, что направлять на тестирование можно только тех сотрудников, которые согласны с этим, нельзя заставлять персонал и угрожать увольнением, нельзя также заставлять работников оплачивать анализы из своих средств. Если уж компания решает тестировать персонал, то оплатить затраты должна организация.

В третьем случае возможна ситуация, когда работодатель требует от сотрудников предоставлять справку об отрицательном результате анализа на КОВИД-19, если сотрудник временно отсутствует на работе — находится на больничном, в отпуске, за границей. В целом, организация не может заставить работников приносить такие справки, если уж она устанавливает такое правило, то нужно закрепить его в локальных актах и оплачивать сдачу анализов за счет компании.

Для сотрудников, вернувшихся из-за границы, существует установленное законом правило об обязательной сдаче теста на коронавирус в течение трех дней с момента возврата в РФ. Задача работодателя — уведомить свой персонал об этой обязанности, установленной законодательно, но требовать с работников эту справку и не допускать их к работе при ее отсутствии работодатель право не имеет. Проверять факт тестирования вернувшихся из-за границы и его результаты должен Роспотребнадзор, а не компания, где работает человек.

Важные выводы:

1. Работодатель получает возмещение расходов на тесты, если тестирование является обязательным по закону.
2. Работодатель должен оплатить затраты на сдачу анализов работниками, если он сам по своей инициативе решает направлять сотрудников на сдачу тестов.
3. Нельзя заставлять персонал предоставлять справки на коронавирус при возврате на работу после отсутствия, компания лишь может отстранить от работы тех, у кого повышенная температура или признаки ОРВИ.
4. Нельзя обязать сотрудников самостоятельно оплачивать сдачу анализов, если работодатель устанавливает случаи тестирования в рамках профилактики коронавируса, то оплатить расходы должен он сам.

Компенсация затрат на анализы сотруднику

Если сотрудник сдает тест на КОВИД-19 по своей инициативе или по требованию организации, а после обращается на работу с заявлением о компенсации произведенных затрат, то компания:

• должна компенсировать расходы, если тестирование проводилось по закону или в рамках установленных работодателем внутренних правил;
• вправе отказать в компенсации, если работник сам по своему желанию сдает анализ на коронавирус.

При выдаче денежных средств сотруднику возникает разумный вопрос — нужно ли удерживать с компенсации НДФЛ и начислять страховые взносы, считается ли это доходом физического лица?

Нужно ли удерживать НДФЛ?

НДФЛ удерживать не нужно, если:

• тестирование предусмотрено законодательством РФ, тогда данные затраты можно рассматривать как расходы на медосмотр, а не как доход (экономическая выгода) физлица;
• если сдача тестов проводится по желанию работодателя и такой обязанности по закону нет, то ситуация неоднозначная. Организация должна приказом оформить периодическое прохождение тестов, внести это в свои локальные акты и обосновать как необходимость для соблюдения профилактических мер на предприятии и обеспечения безопасных условий труда, то есть доказать, что данное тестирование проводится в интересах организации, а не работника. В этом случае можно объяснить отстуствие экономической выгоды для сотрудника и не удерживать НДФЛ. Также в этой ситуации можно сослаться на п.10 ст. 217 НК РФ, где сказано, что НДФЛ не облагаются суммы, потраченные работодателем на оплату медицинских услуг, оказанных сотруднику, сдача анализа на коронавирус включена в перечень медицинских услуг;
• если нет внутренних документов, устанавливающих случаи тестирования, а работник сам пошел в клинику и сдал платный тест, после чего обратился на работу с заявлением о компенсации затрат, то при согласии организации заявителю компенсируются расходы с обязательным удержанием НДФЛ.

Нужно ли начислять страховые взносы?

Взносы не нужно начислять, если тестирование является обязательной процедурой по законодательству (в том числе региональному). В  таких случаях работодатель должен напрямую оплатить услуги медицинской компании.

Если обязанности по закону нет, то при выплате работникам компенсации нужно начислить страховые взносы, так как сдача анализов на коронавирус не значится в списке расходов, освобожденных от начисления страховых взносов, согласно ст.422. НК РФ.

Опять же выходом для организаций будет проведение суммы компенсации работникам за тестирование как материальная помощь, которая в пределах 4000 руб. освобождена от обложения страховыми взносами.

Учет расходов на тесты, дезинфекцию, маски, перчатки для налога на прибыль

Компания в связи с коронавирусом несет дополнительные расходы не только на оплату анализов для работников, но и на закупку СИЗ, проведение дезинфекции, оплату такси для персонала и т.д. Ранее таких расходов у организаций не было, поэтому возникает вопрос, как эти затраты учитывать при расчете налога на прибыль.

Затраты на приобретение средств на выполнения санитарных норм, связанных с защитой от коронавируса, можно расценивать как прочие расходы по налогу на прибыль (покупка СИЗ, дезинфицирующих средств, дезинфекцию, закупка специальных приборов, термометров, тепловизоров) — пп.7 п.1 ст.264 НК РФ (обеспечение нормальных условий труда и техники безопасности).

Также затраты на маски, перчатки, антисептики, бахилы, дезинфицирующие средства можно учитывать при налогообложении как материальные расходы — пп.3 п.1 ст.254 НК РФ (приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, спецодежды и других средств защиты).

Бухучет затрат на COVID-19

Аналогичный вопрос возникает и в отношении бухгалтерского учета коронавирусных затрат, возникших у компаний.

Минфин разъяснил, как именно нужно учитывать данные затраты предприятий — ссылка:

• затраты на тесты, дезинфекцию, обеспечение связи при дистанционной работе, доставке персонала на работу и обратно учитываются как расходы по обычным видам деятельности согласно ПБУ 10/99;
• затраты на оплату нерабочих дней в связи с коронавирусом, простоя, штрафов за нарушение санитарных норм, затраты на отмененные командировки учитывать как прочие расходы согласно ПБУ 10/99;
• затраты на покупку масок, перчаток, антисептиков, бактерицидных ламп, дезинфицирующих средств учитывать как материально-производственные запасы согласно ПБУ 5/01;
• затраты на покупку оборудования и приборов, связанных с профилактикой коронавируса, относящихся к основным средствам, учитывать как основные средства по ПБУ 6/01;
• затраты на приобретение програмного обеспечения, необходимость в котором вызвана коронавирусом, учитывать как нематериальные активы по ПБУ 14/2007.