Когда сдавать СЗВ-ТД при приеме на работу — образец заполнения и новые сроки сдачи в 2021 году

У работодателей появилась новая обязанность в отношении учета трудовой деятельности персонала — это заполнение отчета по форме СЗВ-ТД для передачи сведений о приеме, переводе и увольнении работников.

Если до конца 2020 года данная форма заполнялась только при осознанном переходе сотрудника на электронные трудовые книжки, то с начала 2021 года подавать сведения о кадровых движениях нужно в отношении всех работников. Эти данные позволяет Пенсионному фонду вести правильный учет страхового стажа граждан.

Обязательно ли заполнять форму СЗВ-ТД при приеме на работу?

Если сотрудник принят на работу до 2020 года, то отчет СЗВ-ТД заполняется для подачи в ПФР только в том случае, если человек ранее подавал заявление о переходе на электронный учет трудового стажа.

Если новый работник принят в 2021 году, то заполнять СЗВ-ТД нужно обязательно независимо от выбора сотрудника относительно ведения его трудовой книжки. Даже если для работника по его выбору по-прежнему ведут книжку на бумаге, сведения в ПФР о кадровых движениях все равно нужно подавать в Пенсионный фонд для ведения цифровой базы по учету стажа.

Для оформления используется типовая форма отчета, утвержденная Постановлением Правления РФ №730п от 25.12.2020. Скачать бланк в формате excel можно ниже.

Скачать бланк СЗВ-ТД в эксель.

Помимо того, что данный отчет формируется работодателем по факту принятия нового сотрудника в штат организации, он также заполняется для ПФР при переводах, а также при увольнении сотрудника. Это правило действует как в отношении основных сотрудников, так и совместителей и удаленных работников.

Данные приводятся только в отношении тех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор. На граждан, с которыми заключен договор ГПХ, форма СЗВ-ТД не заполняется и не подается в ПФР.

Сроки сдачи в Пенсионный фонд

С 1 января 2021 года меняются сроки подачи отчета СЗВ-ТД в ПФР. Теперь в отношении таких кадровых движений, как прием на работу и увольнение, подавать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. В отношении других кадровых изменений форма сдается до 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, в котором произошли данные события.

Ранее до конца 2020 года форма всегда подавалась до 15 числа следующего месяца.

Например, если человек принимается на работу 17 февраля 2021 года, то подать СЗВ-ТД нужно не позднее 18 февраля 2021. А в случае приема 19 февраля 2021 — не позднее 22 февраля 2021 (так как 20 и 21 — это выходные дни).

Правила заполнения и подачи отчета в ПФР

Постановления Правления №730п не только утверждает бланк СЗВ-ТД, но и содержит порядок его заполнения.

Работодатели обязаны сдавать СЗВ-ТД в ПФР:

• в электронном виде — если сотрудников 25 и более;
• в любом виде (электронном или бумажном) — если сотрудников меньше 25.

Если отчет подается на бумаге, то он может быть либо заполнен на компьютере и распечатан, либо заполнен печатными буквами вручную любой пастой, кроме зеленой или красной.

Основанием для оформления всегда является приказ руководителя, в данном случае — о приеме на работу.

Порядок оформления в случае принятия нового сотрудника

Если на работу принят новый человек, то нужно обязательно, не позднее следующего рабочего дня передать сведения об этом в ПФР.

При этом бланк СЗВ-ТД заполняется в следующем порядке:

• заполняются сведения о страхователе, в роли которого выступает организация-работодатель;
• заполняются сведения о застрахованном лице, в роли которого выступает принятый на работу сотрудник;
• раздел для отражения сведений о заявлении заполнять не нужно, если работник ранее подавал заявление о выборе электронной или бумажной трудовой книжки;
• раздел для указания данных об отчетном периоде при приеме на работу в 2021 году заполнять не нужно, данный раздел оформляется только при подаче СЗВ-ТД за отчетный месяц;
• табличная часть заполняется данными о кадровом изменении в отношении указанного застрахованного лица

В таблице СЗВ-ТД при принятии нового сотрудника заполняется:

• 1 — порядковый номер записи в рамках подаваемого отчета;
• 2 — дата приема на работу;
• 3 — сведения о кадровом движении — «ПРИЕМ»;
• 4 — должность или профессия, а также наименование структурного подразделения, куда принят человек;
• 5 — код выполняемой функции нужно заполнять только в случае, если таковой установлен;
• 6 — графа при принятии на работу не оформляется, она нужно только для указания основания для увольнения;
• 7 — название документа основания — приказ;
• 8 — дата документа, указанного в графе 7;
• 9 — номер документа, указанного в графе 7;
• 10 — ставится отметка только в случае отмены приема на работу.

Подписывает отчет СЗВ-ТД руководитель организации, подпись заверяется печатью. Вместо руководителя подписать заполненный бланк может доверенное лицо.

Также ставится дата заполнения.

Скачать образец для 2021 года