При приеме на работу новый сотрудник передает работодателю пакет документации, требуемый для трудоустройства.
Последний данные бумаги использует для оформления сотрудника в штат организации, составления трудового договора, заполнения личной карточки, начисления и уплаты налогов.
Чтобы безнаказанно использовать полученные от сотрудника персональные данные, необходимо запросить заявление о согласии на их обработку и использование, образец такого документа можно скачать ниже.
Какие документы нужно получить от сотрудника при трудоустройстве?
Такое согласие пишется принимаемым работником в свободном виде. Также обычно у работодателей имеются образцы подобных заявлений.
Получение согласия от работника требуется в соответствии с 9 статей Федерального закона 152-ФЗ от 27.07.06.
Без него работодатель не имеет право использовать сведений из полученных личных документов гражданина.
Важно! С 01.03.2021 вступило в силу новое правило, согласно которому, работнику нужно оформлять отдельное согласие на каждый случай распространения персональных данных. Например, даже для размещения информации о сотруднике на сайте компании нужно получить разрешение человека, иначе возможны штрафы до 500 тыс. руб. — подробности здесь.
Как написать правильно?
Сбор и обработка персональных данных сотрудника предполагает использование работодателем информации из полученных от человека документов в целях:
- оформления трудовых отношений и заполнения кадровых бумаг;
- расчета и уплаты подоходного налога и обязательных взносов;
- исчисления зарплаты сотруднику;
- подачи в госорганы отчетности;
- передачи персональных данных в банк для оформления зарплатной карты;
- предоставления вычетов;
- обеспечения безопасности сотрудника и пр.
В заявлении о согласии в указанных целях нужно прописать, какие именно персональные сведения предоставляются работодателю, какие документы сдаются, например:
- ФИО;
- личные данные о поле, возрасте;
- сведения о рождении;
- паспортные данные (российского и заграничного);
- место проживания и регистрации;
- сведения о семье и родственниках;
- данные об образовании и опыте работе;
- сведения из иной документации – ИНН, СНИЛС и пр.
В своем согласии человек подтверждает, что добровольно передает указанные сведения персонального характера и согласен с их обработкой работодателем, использованием в определенных целях.
Дополнительно рекомендуется привести ссылки на законодательные пункты, требующие получения согласия от работника при передаче данных на обработку и использование.
В бланке заявления должно четко быть указано, что работник действительно соглашается с тем, что работодатель будет обрабатывать полученные сведения только на определенные цели, их рекомендуется также перечислить в документе.
Текст заверяется подписью работника. Обязательно наличие личной подписи того лица, который передает свои персональные данные работодателю и дает свое согласие на обработку.
Рекомендуется оформлять заявление на бумаге, вручную написав текст. Адресуется документ официальному представителю организации – руководителю.
Скачать образец
Образец согласия на обработку персональных данных работника – скачать.
Отправляя сообщение, Вы разрешаете сбор и обработку персональных данных. Политика конфиденциальности.