Правила заполнения журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а + образец

Если организация выплачивает своим работникам зарплату в наличном виде, то обязательно столкнется с необходимостью заполнять платежные ведомости на выдачу денег и, как следствие, с ведением журнала учета и регистрации данных документов форма Т-53а.

В статье можно скачать как бланк данной унифицированной формы, так и заполненный образец для скачивания.

Для чего нужен журнал регистрации платежных ведомостей?

Журнал позволяет вести учет и регистрацию оформляемых ведомостей на выдачу денег в организации. Последние, в свою очередь, необходимы для выплаты заработной платы и иным доходов сотрудникам в наличном виде.

Каждую составленную ведомость после выдачи денежных средств по ней нужно зарегистрировать. Это позволяет систематизировать информацию, обобщить ее и объединить в одном месте.

Для оформления удобно применять унифицированный бланк Т-53а, в котором последовательно регистрируются все оформленные платежные документы. Типовой бланк не обязателен к применению, компания работодатель вправе составить и применять свою форму.

Обязательно ли вести учет?

Если компания выплачивает персоналу зарплату через кассу в наличном виде, то оформлять платежные ведомости и журналы для их учета и регистрации рекомендуется. Хранить документы нужно в течение 5-ти лет, при необходимости они могут быть запрошены контролирующими органами.

Однако за каждым работником сохраняется право выбора удобного способа расчета с работодателем. Сотрудник на основании своего заявления может попросить выдачи денег через кассу, отказать в этой просьбе работодатель не может. Выплату он произведет с оформлением ведомости и последующей ее регистрации в специальном сводном журнале.

Как правильно заполнить форму Т-53а?

Для заполнения удобно применять унифицированный бланк Т-53а, он универсальный, уже содержит все положенные поля и графы и не требует отдельной разработки другой формы.

На практике чаще всего используется именно типовой журнал учета и регистрации. Процесс регистрации нового платежного документа выполняется по факту ее закрытия, то есть после выплаты всех денег персоналу. В течение пяти дней полученные наличные средства нужно выдать сотрудникам либо депонировать, если работники по какой-то причине не получили свою зарплату.

Далее бухгалтер проверяет корректность заполнения ведомости и выписывает один расходный кассовый ордер на всю выданную сумму. Депонент переводится обратно на расчетный счет.

Проверенную и подписанную бухгалтером и руководителем ведомость можно регистрировать в журнале Т-53а. Для этой цели назначается ответственное лицо, ФИО и должность которого прописываются на титульном листе.

Также на титульной странице указывается название организации и ОКПО, а также наименование подразделения, если платежные документы будут регистрироваться в отношении конкретного отдела организации.

Период ведения журнала проставляется на первой странице, обычно это календарный год.

Табличная часть формы Т-53а содержит графы для указания сведений о каждой ведомости, составленной для выплаты денег персоналу и проверенной главным бухгалтером:

• 1 — порядковый номер строки;
• 2, 3 — дата и номер платежного документа (берется с первой страницы формы Т-53);
• 4 — вид платежа (например, зарплата за сентябрь 2020 года или аванс за октябрь 2020);
• 5 — подразделение организации, работникам которого производились выплаты по регистрируемому платежному документу;
• 6 — выданная сумма;
• 7, 8 — подпись и ФИО лица, сдавшего платежный документ;
• 9, 10 — подпись и ФИО лица, ответственного за ведение и производившего регистрацию данного документа.

Скачать бланк и образец заполнения