С первого января 2020 года россияне получили возможность перейти с бумажных трудовых книжек на электронные по собственному желанию, для этого достаточно написать заявление на имя руководителя.

Сотрудник вправе сохранить бумажный вариант, если он этого хочет, для этого нужно написать заявление по такому образцу. Если работник согласен с переходом на цифровой носитель, то нужно выразить свое согласие письменно до конца 2020 года.



Нужно ли писать заявление о переходе на электронные трудовые книжки?



У сотрудников есть право выбора: начинать использовать электронную трудовую книжку или остаться с бумажной. Если человек выбирает первый вариант, то обычная книжка на бумаге выдается на руки с записью о переходе на электронные трудовые книжки, и вся информация учитывается в цифровом варианте. Если работник хочет сохранить записи на бумаге, то кадровик будет выполнять двойную работу — вести электронный учет и также дублировать информацию на бумаге.

То есть несмотря на выбор работника все равно придется учитывать данные о рабочей деятельности электронно.

Все сотрудники должны до начала 2021 года чётко обозначить, хотят они перейти только на электронный носитель или желают сохранить также и на бумаге. Сделать это нужно письменно в форме заявления.

Даже если сотрудник не хочет переходить на цифровой формат, всё равно нужно написать заявление, уведомив начальство о своем выборе. В том случае, если заявление не будет подано, по умолчанию будет признано желание сохранить бумажный вариант трудовой.

Права выбора нет только у тех, кто в 2021 году в первый раз вступит в рабочие отношения. Данная категория людей сразу получит электронные книжки.

Сроки подачи



Заявление о переходе на цифровую трудовую нужно подать до 31 декабря 2020 года включительно.

Если не получается подать письменное заявление в срок по определённым причинам, можно сделать это в любой день 2021 года, передав согласие своему нанимателю по месту работы. Заявление будет рассмотрено лишь в том случае, если:

  • по данным на 31 декабря 2020 года работник не мог присутствовать на работе, однако его место ещё оставалось за ним, что могло быть связано с временной неспособностью исполнять свои обязанности, отпуском или отстранением от работы;
  • по данным на 31 декабря 2020 года сотрудник не имел за собой официального рабочего места, однако до 2020 года был устроен на работу.

Прежде, чем сделать свой выборе, рекомендуется взвесить все плюсы и минусы обоих вариантов. Рекомендуем прочитать статью: Соглашаться ли на электронные трудовые книжки?

Как оформить и подать?

Заявление о выборе электронной книжки пишется в произвольной форме.

Сотрудники, которые предпочтут переход на цифровой формат, получат на руки бумажную версию, содержащую запись об их выборе в пользу цифрового носителя.

Бумажная книжка после этого не потеряет свою силу, и всё ещё можно использовать её наравне с электронной. Более того, ее нужно сохранять, так как именно там содержатся данные о занятости до 2020 года. Электронная трудовая будет фиксировать только те сведения, которые были получены после 2020 года.

Если работник решит сохранить бумажную книжку, то она будет заполняться и далее, даже если человек устроится на работу к другому нанимателю. При этом информация будет дублироваться и на цифровой формат.

Нанимателю придётся вносить все сведения о рабочей деятельности как в бумажную, так и в электронную трудовую, ведь цифровая база данных, содержащая сведения о всех сотрудниках, продолжит функционировать независимо от того, сколько людей пожелают ей пользоваться.

Помимо прочего, наниматель предоставит Пенсионному фонду РФ информацию, изложенную в заявлении, то есть, согласие или несогласие перейти на цифровой вариант.

Скачать образец



Как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку - образец для скачивания

Что делать работодателю?

При переходе сотрудника на электронную трудовую наниматель отдаёт ему его бумажную книжку на руки, заранее внеся в неё запись о выборе работника. С этого момента ответственность за документ на бумаге перекладывается с плеч компании на сотрудника.

После этого наниматель отправляет в ПФ РФ сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Сотрудник, не подавший ни одного заявления, автоматически остаётся на бумаге, которую будет продолжать вести его наниматель.

Выводы

Несмотря на все сложности процесса перехода на электронную книжку, это зачастую намного удобнее и для руководителя, и для подчинённого, нежели запись сведений о рабочей деятельности на бумажный носитель.

В любом случае работнику лучше написать заявление, чтобы работодатель понимал выбор сотрудника.