Согласно законодательству после принятия решения об увольнении, работник должен отработать положенный срок, а затем получить расчет и все свои документы.

На практике нередко бывает ситуация, когда сотрудник не появляется в последний рабочий день на месте по разным обстоятельствам. Это не повод оставаться без трудовой книжки, поэтому при невозможности явки лица в отдел кадров, документы отправляются по почте, для чего нужно написать заявление, образец которого можно скачать ниже.



Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?



В законодательстве четко расписаны действия в тех обстоятельствах, когда человек сам не явился за трудовой книжкой. Стоит отметить, что получить ее нужно обязательно при увольнении. Для работника последствиями могут стать потеря стажа. Для работодателя это ответственность:

  1. Предусмотрено наказание за несоблюдение оговоренных в законе сроков выдачи документа — ст. 234 ТК РФ.
  2. Трудовая книжка должна быть отправлена лишь при наличии согласия владельца на эту операцию. В противном случае наступает ответственность по ст. 84 ТК РФ.

Именно для подтверждения своих намерений получить документы путем отправки по почте, работник должен составить письменное заявление. В противном случае ситуация может рассматриваться как задержка документов из-за халатности или в качестве принуждения работника к определенным действиям.

На практике есть несколько причин для написания заявление на отправку трудовой по почте. Они встречаются достаточно часто:

  1. Место работы может быть в отдалении от центрального офиса, где находится отдел кадров, и хранятся все документы. Работник может не захотеть ехать в другой город.
  2. На момент увольнения сотрудник находится в командировке, на практике или стажировке в другом населенном пункте, документы могут быть высланы по его желанию по почте на тот адрес.
  3. Уход запланирован сразу по окончанию отпуска, нет рабочих дней, чтобы появиться в отделе кадров.
  4. Увольнение произошло в результате приговора суда, после нарушений правил трудового договора подчиненный не может появляться на рабочем месте.
  5. По желанию сотрудницы, которая находится в декрете. Увольнение возможно лишь на основании ее заявления, как и отправка трудовой книжки по указанному адресу.

Основание для отправки трудовой книжки по почте должно быть достаточно веским. Именно поэтому обязательно иметь письменное заявление от самого работника после его увольнения.

Отправление документов возможно лишь в том случае, когда отдел кадров убедился в местонахождении сотрудника и в том, что он будет иметь возможность забрать трудовую книжку с почты. Если же прошло уже достаточно времени, а работник не выходит на связь, допускается передать документы родственникам. Запрет на пересылку возникает тогда, когда установлена смерть. В подобной ситуации бумаги должны храниться в архиве в течение 75 лет.

Как написать заявление?



Необходимо понимать все особенности отправки по почте трудовой книжки. Это процесс в несколько этапов. Большинство из них выполняют сотрудники отдела кадров. Перед процедурой обязательно нужно отправить уведомление. Отдел кадров первоначально по почте отсылает документ, в нем должно быть указано:

  1. паспортные данные работника;
  2. место жительства;
  3. реквизиты организации;
  4. дата составления и исходящий регистрационный номер.

Основная задача этой бумаги в том, чтобы убедиться что по указанному адресу документы будут получены именно самим сотрудником. Нередко люди не живут по прописке или же находятся в длительном отъезде, необходимо исключить ошибку и передачу третьим лицам бумаг.

В уведомлении будет написано, что сотруднику рекомендуется немедленно явиться для получения своих документов. Затем он должен посетить офис или же дать свое согласие на отправку почтой.

Работник заинтересован в получении трудовой книжки, чтобы сохранить свой стаж, от которого в дальнейшем могут зависеть пенсионные выплаты и иные льготы, предусмотренные законом. В ответ на письмо он может составить заявление на отправление трудовой книжки по почте.

Бумага пишется в произвольной форме, но в ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  1. ФИО сотрудника без ошибок, согласно документам.
  2. Адрес проживания или регистрации в зависимости от того, куда следует направить документы.
  3. Номер и дата составления трудового договора.
  4. Дата увольнения, фактическая, а не подачи заявления.
  5. Письменное утверждение, что работник согласен на пересылку трудовой книжки.
  6. Подпись с расшифровкой, а также дата составления этой бумаги.

Затем пересылается письмо по обратному адресу, который будет указан в уведомлении или же на известный юридический адрес компании, но первый вариант будет значительно проще и быстрее.

После этого работнику придет сопроводительное письмо с описью и сами документы. В дальнейшем можно уже не появляться на прежнем рабочем месте. Это удобный способ для тех, кто по разным причинам не хочет посещать офис.

Скачать образец



Как написать заявление на отправку трудовой книжки по почте - образец для скачивания