Трудовая книжка ‒ деловая бумага, содержащая сведения о рабочей деятельности физического лица. В 2020 году законодательство Российской Федерации утвердило нормы использования ее электронного варианта. До конца года работник должен написать на имя работодателя заявление о выборе способа ведения данного документа.

Если работник выбирает переход на электронную трудовую книжку, то нужно внести в ее бумажный бланк запись об этом, после чего выдать на руки владельцу.



Чем электронная трудовая книжка лучше бумажной?



Работникам предлагается переход на цифровой носитель, при этом дается возможность сохранить и бумажный вариант со стандартными записями.

При выборе только электронной версии, книжка на бумаге получает итоговую запись о переходе и выдается на руки сотруднику. Больше в нее записи не вносятся, но сам документ нужно сохранить для подтверждения стажа до 2020 года.

При выборе бумажной версии, работодателю все равно придется вести учет рабочей деятельности электронно, при этом параллельно вносятся записи в обычную трудовую.

Какой вариант учета деятельности выбрать работнику?

Электронный вариант ведения имеет следующие плюсы:

  • Работники имеют более быстрый и неограниченный доступ к информации о своей деятельности.
  • Отсутствуют неточности и погрешности в сведениях.
  • У работников есть возможность осуществлять трудовую деятельность дистанционным методом.
  • Работодатели не тратят денежные средства на покупку, заполнение и хранение бумажных вариантов документа.
  • Утверждение пенсионных выплат по лицевому счету может быть осуществлено дистанционно.
  • Применение сведений в электронном варианте подходит для получения Госуслуг.
  • Хранение данных абсолютно безопасно.

То есть у такого вариант масса достоинств, поэтому рекомендуется сотрудникам перейти на цифровые книжки. Об этом нужно написать заявление такого образца, после чего работодатель сделает конечную запись о переходе на электронные книжки.

Записи вносятся при помощи шариковой либо гелевой ручки (черный, синий или фиолетовый цвет). Число и месяц указываются двузначными цифрами, год ‒ четырехзначными. Сокращать слова недопустимо.

Как сделать запись о переходе?



Порядок заполнения при выборе перехода на электронный вариант ведения:

  • в графе 1 фиксируется номер записи;
  • в графе 2 ‒ дата ее выдачи сотруднику;
  • в графе 3 («Данные о работе») обозначается, что письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности подано;

Пример формулировки:

«Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ»

  • в графе 4 указывается дата подачи рукописного заявления.

Далее документ с выполненной записью выдается владельцу, и работник обязательно расписывается в книге учета книжек, подтверждая получение.

Образец записи о переходе на электронные книжки:

Как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку?

Что далее требуется от работодателя, если сотрудник переходит на электронные трудовые:

  • Подать в ПФР форму СЗВ-ТД по такому образцу.
  • До окончания 2020 года принять или подвергнуть изменениям связанные нормативные акты (с учетом мнения выборного органа).
  • Подготовить и обсудить с представителями сотрудников изменения, связанные с принятыми соглашениями. Выяснить, какой вариант трудовой им наиболее подходит.
  • Технически подготовиться к предоставлению данных о рабочей деятельности.
  • Уведомить каждого сотрудника об изменениях положений законодательства.

Как выдать сотруднику бумажную книжку?



Процесс выдачи следующий:

  • Необходимо получить от работника рукописное заявление о выборе электронного варианта.
  • Сделать заключительную запись о переходе.
  • Вручить сотруднику бумажный вариант документа.
  • Внести запись в книгу учета книжек и получить подпись получателя.

Какие документы также могут потребовать изменений в связи с изменениями:

  • Учетная книга, бланки и вкладыши трудовых книжек. Если сотрудник откажется от бумажного варианта, надобность в ведении учетного документа отпадет. После выдачи книжки работник сделает расписку о ее получении.
  • Положение о заполнении и хранении трудовых деловых бумаг. Некоторые предприятия утверждают порядок оформления и хранения в виде локального правового акта. Он может иметь любое наименование. Если предусмотрен электронный вариант, в акт вносятся поправки.
  • Коллективные и трудовые соглашения. Внесение изменений в текст соглашения является редким явлением. Тем не менее, если договор содержит определенные условия оформления, рекомендуется проверить, не противоречат ли они правилам заполнения трудовых книжек.
  • Иные нормативные акты и деловые бумаги, фиксирующие правила заполнения данных документов. Условия, указывающиеся в текстах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления. Поправки вносятся в том же порядке, в котором были приняты. Учитывается также мнение представительных органов сотрудников.