Соглашаться ли на электронную трудовую книжку — образец согласия

Электронная трудовая книжка — обновленный формат документа российского работника, подтверждающего его стаж и квалификацию, для ее ведения от сотрудника нужно получить письменное согласие.

Работник не обязан соглашаться на такой вариант учета трудовой деятельности. Основное преимущество электронного варианта заключается в том, что граждане смогут в любое время узнать об особенностях своей деятельности. Работодатели же расширят возможности кадрового учёта.

Стоит ли соглашаться на электронную трудовую книжку?

Электронный трудовой документ не подразумевает наличия физического носителя. Работодатель сможет узнать данные о застрахованном пользователе через кабинет страхователя/оператора связи либо в клиентской службе. При необходимости информация будет предоставляться в бумажном виде (безотносительно к месту жительства/работы).

Прежде чем принять решение о том, нужно ли соглашаться на ведение трудовой на новом носителе, нужно ли оценить все плюсы и минусы.

Плюсы и минусы

Основные достоинства учета рабочей деятельности в электронном варианте:

• Простой и быстрый доступ работодателей и работников к необходимой информации.
• Отсутствие неточных свидетельств о трудовой деятельности.
• Возможность работать в дистанционном режиме.
• Снижение расходов работодателей на покупку, заполнение и хранение бумажных эквивалентов трудовых книжек.
• Возможность дистанционно получить пенсионные выплаты (по лицевому счёту).
• Возможность использования государственных услуг.
• Безопасное и неограниченное хранение сведений об опыте сотрудника.

Электронные книжки содержат всю ту же информацию, что и бумажные.

Какие сведения указываются в трудовой книжке:

• Общие данные о работнике.
• Дата заключения договора, увольнения или перевода на другую работу.
• Место работы.
• Вид процедуры (прием на работу, увольнение, отстранение).
• Должность, квалификация.
• Вид деятельности.
• Дата, нумерация и тип документа.
• Возможные причины расторжения трудового соглашения.

В целом, электронный вариант книжек очень удобен и рекомендуется для выбора. Работодатель не может по своей инициативе перевести учет рабочей деятельности в небумажный формат, необходимо письменное согласие работника.

Как оформить согласие?

Необходимо написать заявление о согласии на имя работодателя. Строгих требований касаемо этого действия нет, сотрудник должен лишь дать понять, что согласен на заполнение электронного варианта трудовой книжки.

В письменном заявлении должны содержаться следующие данные:

1. Наименование организации.
2. Фамилия, имя, отчество и должность работника и начальника.
3. Отсылка к уведомлению.
4. Выражение согласия на использование электронной книжки.
5. Подпись.
6. Дата написания заявления.

Скачать образец

Что будет, если работник не подаст заявление до конца 2020 года?

Личности, не оформившие письменное заявление о согласии до конца 2020 года, могут сделать это в любой другой временной период. Данное правило относится к:

1. Работникам, которые до указанного срока не выполняли свои обязательства и не подавали письменные заявления, но находились в отпуске, в нетрудоспособном состоянии или были отстранены от деятельности.
2. Сотрудникам, имеющим определенный стаж работы, но до конца года не состоявшим в трудовых отношениях и не подававшим письменные заявления.

Работодатели имеют следующие обязанности и полномочия:

1. Принимать либо менять содержание нормативных актов (должно иметься согласие выборного органа).
2. Если требуются изменения, обсуждать их с представителями сотрудников.
3. Быть технически подготовленными к новым сведениям о рабочей деятельности.
4. До 31 октября 2020 года письменно предупреждать работников об изменениях в деловых бумагах.
5. Если работники не дали согласие и пожелали оставить бумажный вариант книжки, заполнять ее своевременно и в случае надобности предлагать перейти на электронную.

Выводы

Вести трудовую книжку можно и в бумажном формате, и в электронном. Для этого работник должен оформить письменное заявление о согласии на имя руководителя с соответствующей просьбой. Подобную процедуру можно повторить, если перейти на электронную  книжку до конца 2020 года не получилось.

Даже после оформления электронного варианта нежелательно избавляться от бумажного. В нем сохраняются сведения, актуальные до 2020 года. В электронном — после данного временного промежутка.

Чтобы ознакомиться с информацией, зафиксированной в книжке, заполняемой электронно, понадобится зайти в кабинет на сайте российского пенсионного фонда или Госуслуг.

Если речь идёт о приеме человека на работу или его отстранении от обязанностей, работодатели должны фиксировать сведения в электронной  книжке до окончания одного рабочего дня. Если кадровые перестановки носят иной характер, данные предоставляются 15-го числа ежемесячно.

По содержанию оба варианта трудовой идентичны.

Информация о работнике, отраженная в электронном виде, должна предоставляться начальнику в виде распечатки с цифровой визой.