Основная информация о профессиональной деятельности – приеме на работу, увольнении, перемещении по карьерной лестнице, отражается в трудовой книжке. Данный документ оформляется для каждого специалиста, устроенного на официальной основе.

Хранится она у работодателя, а ее заполнением занимается ответственный за ведение трудовых книжек, назначенный приказом руководителя. 2020 год ознаменовался переходом на электронный учет деятельности персонала, нужно ли в этом случае назначать на предприятии ответственного сотрудника?



Кто назначается ответственным за ведение трудовых книжек?



Ответственного за ведение трудовых книжек, а также их хранение, учет и выдачу работодатель выбирает самостоятельно. В большинстве случаев таковым становится сотрудник отдела кадров. Реже, но встречаются ситуации, при которых ответственными становятся бухгалтера, офис-менеджеры и другие сотрудники.

Делегирование обязанностей, касающихся заполнением книжек не снимает ответственности за их ведение с непосредственного работодателя.

Если внесение данных в документ производилось с ошибками, руководство компании может быть привлечено к административной ответственности. Данный факт регламентирован КоАП РФ, статьей 5.27.

Не менее важно соблюдать сроки выдачи трудовых при увольнении. При несвоевременном предоставлении документов, работодатель будет обязан возместить бывшему сотруднику ущерб. При этом подразумевается, что вследствие задержки гражданин не смог трудоустроиться на новое место работы. Информация по этому поводу подробно описана в 234 статье ТК РФ.

Как оформить приказ о назначении?



Единого бланка для оформления документа указанного характера не действующими нормами законодательства РФ не предусмотрено. В связи с этим допускается произвольная форма составления распоряжения, с использованием всех стандартных правил ведение документооборота на предприятии.

В качестве основы для приказа может быть использован фирменный бланк компании или чистый лист формата А4. Несмотря на отсутствие унифицированного образца, выделяют несколько правил, которыми следует руководствоваться при оформлении распоряжения. Таковыми являются следующие требования:

  • указание точного развернутого наименования документа;
  • наличие основания для формирования бумаги – ссылка на соответствующий нормативный акт;
  • наличие подписей лица, ответственного за составление приказа и главного руководителя компании-работодателя.

В шапке документа должна отображаться стандартная информация:

  • наименование компании с указанием ее формы и основных реквизитов;
  • название документа;
  • порядковый номер, присвоенный распоряжению;
  • дата и место оформления приказа.

Далее должна располагаться основная часть распоряжения. Ее примерная структура должна выглядеть следующим образом:

  • причина оформления – назначение ответственного специалиста за ведение трудовых книжек, организация их ведения и хранения;
  • инициалы и должность лица, назначаемого ответственным;
  • инициалы и должность лица, которое на время отсутствия ответственного будет его заместителем (во время нахождения основного специалиста в отпуске, на больничном и т.п.);
  • инициалы и должность лица, на которого возлагается контроль за исполнением настоящего приказа (чаще всего таковым становится главный руководитель фирмы);
  • основание для издания  – ссылка на Постановление Правительства РФ №225.

В конце распоряжения в нем ставят подписи специалист, назначенный ответственным, и сам работодатель. После издания документ попадает на хранение в папку, где хранится документация подобного характера.

Скачать образец



Скачать образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки.

Как оформить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец для скачивания

Нужен ли ответственный при переходе на электронный учет?

При переходе на электронную версию трудовых книжек работодателем также назначается ответственное лицо. В список главных обязанностей такого специалиста входят следующие функции:

  • формирование отчета и сдачи формы СЗВ-ТД в ПФР;
  • прием и регистрация заявлений сотрудников, в которых содержится информация о выбранной ими формы ведения трудовых книжек;
  • выдача бумажных трудовых на руки сотрудникам;
  • подготовка и выдача сотрудникам заполненных форм СТД-Р.

Приказ оформляется аналогичным образом, как и при назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книг. Никаких отличий по составлению распоряжения не предусмотрено.

Выводы

Ведение трудовых книжек – это непростой процесс, требующий соответствующего внимания. В каждой компании приказом работодателя назначается ответственный специалист, на которого возлагаются обязанности заполнения трудовых книжек и должного хранения документации.

Ответственность сотрудника наступает с момента издания работодателем специального приказа. Единой формы для его заполнения нет. Достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота и отразить в документе всю необходимую информацию.