Дистанционная работа в последнее время набирает популярность, в связи с чем в трудовой кодекс была добавлена глава 49.1, регулирующая порядок приема удаленных работников.

Такой человек должен быть принят в штат в соответствии с ТК РФ, с ним заключается трудовой договор, оформляется нужная кадровая документация, он имеет право на трудовые гарантии, отпуск, оплату больничных.

Ниже представлена пошаговая инструкция для кадровиков, которая поможет в грамотном оформлении на работу дистанционно.

Кто такой удаленный сотрудник по ТК РФ?

Удаленный работник — это человек, который осуществляет трудовые функции, согласно инструкции для должности, вне места расположения организации работодателя.

При этом отсутствует прямой контроль начальника над дистанционным подчиненным ввиду удаленности данных лиц друг от друга.

Связь между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством телефона, электронной почты, сети Интернет, почтовой связи.

При приме на работу таких лиц опираться нужно на главу 49.1 ТК РФ.

Если работник принимается в организацию не удаленно, то пошаговая инструкция по оформлению трудоустройства выглядит таким образом.

Содержание главы 49.1:

  • ст.312.1 — понятие дистанционной работы и удаленного работника;
  • ст.312.2 — вопросы, касающиеся заключения и изменения трудового договора;
  • ст.312.3 — организация труда лиц, работающих дистанционно;
  • ст.312.4 — время работы и отдыха;
  • ст.312.5 — порядок увольнения.

Пошаговая инструкция по оформлению на работу дистанционно

Если рассмотреть пошагово процедуру трудоустройства на работу удаленных сотрудников, то можно выделить следующие шаги:

Шаг 1Достигается устное соглашение о трудоустройстве
Шаг 2Получается комплект документов от будущего сотрудника
Шаг 3На основании полученной документации формируется трудовой договор
Шаг 4Электронная копия договора, заверенная электронной подписью руководителя организации, направляется сотруднику для подписания (если нет возможности подписать электронно, то направляется оригинал с помощью почтовой связи)
Шаг 5После подписания один экземпляр возвращается работодателю
Шаг 6На основании трудового договора составляется приказ о приеме по форме Т-1
Шаг 7Удаленному работнику передаются в электронном виде необходимые документы, которые будут регулировать его трудовую деятельность (должностные инструкции, различные положения, внутренние локальные акты предприятия)
Шаг 8На принятого человека заводится личная карточка Т-2
Шаг 9Если нужна запись в трудовой книжке — то документ передается работодателю заказным письмом с описью вложения

Данная пошаговая инструкция в ряде случаев может включать дополнительные шаги, однако в целом процедура регулируется указанным порядком.

При этом работодателю нужно четко соблюдать требования гл.49.1 ТК РФ, где оговариваются особенности процедуры трудоустройства на дистанционную работу.

Какие документы нужны?

Пакет документации, требуемый для оформления трудоустройства на дистанционную работу, стандартный. Перечень прописан в ст.65 ТК РФ и включает в себя такие бумаги:

  • заявление от работника — только, если это нужно самому работодателю в силу каких-либо внутренних потребностей и установленного порядка;
  • паспорт;
  • документы об образовании, если профессия требует специальных знаний;
  • военный билет для военнообязанных или подлежащих призыву;
  • трудовая книжка, если нужно внести запись о приеме на работу;
  • СНИЛС.

Если у удаленного работника нет СНИЛС, то получить его он должен самостоятельно ввиду удаленности от места работы.

Полный список документов для приема на работу.

Если есть рекомендательные письма, то их также можно направить работодателю, однако для оформления трудоустройства они особой роли не играют.

Обмен документами между удаленным сотрудником и работодателем можно произвести с помощью почтовой связи (отправляются заказным письмом документы и их заверенные копии) или с помощью электронного документооборота. Последнее возможно, если у обеих сторон имеется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Изначально указанный комплект документов нужно направить в электронном виде, далее, если того потребует работодатель, их нужно передать в оригинале на бумаге через заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Особенности заключения трудового договора

После получения документации от гражданина, работодатель обязан составить трудовой договор, который будет учитывать специфику удаленной работы.

Электронный вариант договора направляется работнику в двух экземплярах, после подписания один экземпляр возвращается работодателю.

После этого в течение трех дней работодатель обязан направить бумажный оригинал дистанционному работнику с помощью заказного письма.

Что должно быть в трудовом соглашении об удаленной работе:

  • следует четко обозначить, что трудовая деятельность осуществляется удаленно от работодателя;
  • сроки направления электронных документов о подтверждении полученных бумаг, направляемых каждой из сторон друг другу, то есть описывается порядок обмена документацией между удаленным сотрудником и работодателем;
  • режим и график работы — может строго регламентироваться, возможно установление собственного графика;
  • способ передачи отчетов удаленным сотрудником о проделанной работы, периодичность направления отчетов;
  • порядок обеспечения работодателем необходимым оборудованием для работы, техническими и программными средствами;
  • предоставляемые дополнительные гарантии, связанные с удаленной работой — оплата связи, интернета и пр.

Образец приказа о приеме

Следующий этап пошаговой процедуры — это заполнение приказа о приеме на работу, для этого рекомендуется использовать унифицированный бланк Т-1.

Приказ составляется стандартным образом, при этом в поле «условия работы» следует указать, что работа носит дистанционный характер.

Скачать образец приказа о приеме дистанционного работника — word.

Приказ о приеме дистанционного сотрудника

Ознакомление с внутренними актами организации

Ознакомительная процедура обязательно проводится, несмотря на то, что работник будет трудиться дистанционно, то есть удаленно от места нахождения организации работодателя.

Сотруднику следует в электронном виде направить следующие документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • коллективный договор, если есть;
  • должностную инструкцию;
  • иные имеющиеся локальные акты, относящиеся к деятельности.

Факт ознакомления подтверждается с помощью постановки подписи в необходимом месте.

Надо ли заполнять трудовую книжку?

Данный вопрос решается по желанию работника. Если он хочет, чтобы была внесена запись в трудовую книжку, то ее нужно передать заказным письмом работодателю, и последний обязан внести запись о приеме.

Если человеку данная запись не нужна, то трудовая книжка не представляется, и сведения о трудоустройстве не вносятся.

Трудовой стаж подтверждает заключенный договор.

Записи в трудовой книжке

 

Как вести учет в табеле?

Табель учета рабочего времени должен вести каждый работодатель, в нем он либо фиксируется отклонения от нормального рабочего дня, либо отражает ежедневно фактическую информацию о работнике.

Как отражать информацию о работе дистанционно в табеле учета рабочего времени, если нет возможности проконтролировать его рабочий процесс?

Рекомендуется данную процедуру проводить с помощью фиксации отклонений:

  • выходные обозначать как В или 26;
  • оплачиваемый основной отпуск обозначать в табеле как ОТ или 09;
  • больничные — Б или 19.

Дни осуществления рабочих обязанностей в табеле учета никак не обозначать. Пустые клетки автоматически будут восприниматься как явки, то есть полностью отработанный рабочий день без каких-либо отклонений.

Полезное видео

Рекомендуем к просмотру видео, где подробнее рассматриваются особенности трудоустройства удаленных работников: