Пошаговая инструкция по переходу на электронные трудовые книжки

С первого января 2020 года в Российской Федерации появилась возможность перейти электронную трудовую книжку, при этом переход нужно осуществить до конца 2020 года. Документ в новом формате позволит обеспечить удобным доступом сотрудников к информации о месте и времени работы, его будет невозможно потерять и можно будет обратиться к нему в любое время.

Остается разобраться как осуществить переход правильно, обязательно ли это делать всем работникам, каковы плюсы и минусы таких изменений.

Обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки?

Перейти на электронную трудовую книжку можно добровольно. Любой работник может отказаться от перехода и пользоваться бумажным вариантом, он не лишается этого права. Что лучше выбрать — электронную или бумажную книжку?

Однако работнику в любом случае нужно будет написать заявление или о согласии на переход, либо об отказе.

Несмотря на то, что многие сомневаются в правильном хранении данных и относятся скептически к цифровому варианту, у документов такого формата есть ряд положительных сторон как для компании, так и для работника.

Плюсом является то, что, работодатели смогут больше не покупать и не хранить бланки в бумажном варианте, им не придется беспокоиться за сохранение и заполнение бумажных книжек, риск потери документа, или внесения в него ошибок будет минимальным.

Есть плюсы и для сотрудников компании, ЭТК позволит за несколько секунд получить всю необходимую информацию через сайт пенсионного фонда или госуслуг. Кроме этого работникам больше можно не беспокоиться о несвоевременной выдаче книжки работодателем или ее потере, если человек соберется уволиться.

ЭТК также позволяет быстро получить госуслуги и дистанционно оформить пенсию.

В электронной книжке будет та же информация, которая была и в бумажной трудовой: фамилия, имя, отчество сотрудника, место и время работы, профессия, квалификация. Также там будет указано, когда работник был принят на работу и когда был уволен, и по какой причине.

Увидеть данную информацию работник на сайтах ПФР, МФЦ, Госуслуг, также ее можно распечатать или отправлять по электронной почте.

Порядок перехода — пошаговая инструкция

Перед переходом на ЭТК работодатель должен уведомить об этом сотрудников до первого января 2021 года. После этого работник решает, какой вид книжки ему удобнее использовать и составляет заявление.

Специальных штрафов для тех работодателей, которые не уведомили своих работников о переходе, не предусмотрено законом. Но письменное уведомление от работодателя обязательно должно быть, иначе его отсутствие повлечет за собой административное нарушение по статье ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За это работодатель получит штраф до 5 тысяч рублей с физического лица. Еще одно нарушение по этой статье повлечет за собой штраф до 50 тысяч рублей для ИП и до 70 тысяч рублей для компании.

Многие компании выпускают приказы о переходе на электронные трудовые книжки и утверждают порядок перехода, но все без исключения работодатели должны придерживаться процедуры оформления, которая представлена ниже.

Пошаговая инструкция по оформлению перехода на электронные книжки:

• Шаг 1. Все работники получают уведомление в письменном виде о переходе на ЭТК.
• Шаг 2. Сотрудники пишут заявление. Они могут это сделать не сразу, а подумать до конца 2020 года. Чтобы было удобнее, стоит раздать работникам два образца заявления: о согласии или об отказе.
• Шаг 3. Проверяются бумажные бланки, чтобы исключить наличие ошибок и расхождений между электронным и бумажным носителем.
• Шаг 4. Подготавливается новая отчетность.

Пока электронные книжки только появляются, но у многих руководителей появляются некоторые вопросы. Например, нужно ли сдать отчет, если не приходили новые сотрудники, или не увольнялись старые.

Отчет обязательно предоставить, если сотрудники писали заявления о переходе, или происходила любая смена кадров. Даже если работника перевели на другую должность, это изменение также должно быть зафиксировано, так как понятия о переводе не существует, и это фиксируется как новая должность.

• Шаг 5. Меняются внутрикадровые документы. Любые изменения должны быть зафиксированы.

О том, как правильно зафиксировать переход на ЭТК, указано в Письме Минтруда от 12.02.2020 N 14-2/В-150.

Изменения нужно будет внести в Книгу учета трудовых книжек, положение об их заполнении и хранении, трудовые договоры и ряд других документов, в которых оговаривается, как правильно заполнять трудовые книжки.

• Шаг 6. Сотрудники получают ЭТК.

Если в компанию приходит новый работник, то работодателю нужно будет оформить трудовой договор с ним, составить приказ о том, что человек принимается на работу. Запись в трудовую должна быть внесена, пока не пройдет неделя после оформления приказа. И только после этого работник получит право составить заявление о смене вида документа.

Если сотрудник решает пользоваться бумажной версией документа, в дальнейшем он не лишится права позже написать заявление о переходе на электронный вариант. Работники, совершившие переход на ЭТК, вернуться к бумажному варианту уже не смогут.

Если сотрудник хочет оставить бумажную трудовую, работодателю необходимо будет продолжать записывать в нее сведения о работе. Она тоже имеет силу, используется также, как электронная. Все данные из бумажного документа также действительны.

В ЭТК записываются данные о работе с 2020 года. Если информация в ЭТК не полная, то работодатель обязан дополнить сведения. Для этого работнику нужно написать специальное заявление. Все сведения поступают в информационные ресурсы пенсионного фонда.

Сроки

Трудоустройство с новым форматом документа любой россиянин сможет получить с первого января 2021 года. Окончание переходного периода на электронные книжки уже подписано премьер-министром Михаилом Мишустиным.

Переходный период действовал до конца октября. До этого срока все сотрудники обязаны были сообщить своим работодателям о том, какой книжкой они хотят пользоваться. Если работодатель не получит информацию от работника, то он не станет переводить его на электронную книжку, а оставит старый формат документа.

Если сотрудник по определенным причинам не может отдать заявление, то он сможет сделать это в любое другое время, даже после тридцать первого декабря 2020 года.

Обратиться с заявлением к работодателю позже могут следующие категории работников:

• временно нетрудоспособные;
• сотрудники, находящиеся в отпуске;
• отстраненные от работы работники;
• работники со стажем работы по контракту или трудовому договору.

Отказавшиеся от бумажного варианта документа работники начинают пользоваться электронной книжкой обычно в тот же день. Сотрудники, которые хотят устроиться в 2021 году в первый раз, получат лишь электронную книжку и заводить для них бумажную книжку уже никто не будет.

Выводы

ЭТК позволят сотрудникам и работодателям в любой момент получать всю необходимую информацию. Устроиться на работу по такой книжке можно будет с первого января 2021 года.

Чтобы перевести персонал на электронные трудовые, работодателям нужно будет изменить ряд документов, но такой подход позволит сделать рабочий процесс более удобным как для работодателей, так и для работников.

Больше работники могут не переживать о потере трудовых книжек, а работодателям не придется заполнять множество бумажных документов.