Данная книга учета представляет собой журнал для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, который обязаны вести все работодатели.

Так как многие работники переходят на электронный учет, то работодатели решают закрыть данный учетный документ, но не нужно спешить этого делать.



Нужно ли вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них?



Да, книгу учета нужно вести, так как этого требует законодательство. В документе отражаются принятые на хранение трудовые книжки сотрудников. С рекомендованной формой этого журнала можно ознакомиться в интернете.

Книга учета заводится в организации с целью отражения следующей информации:

  1. Предоставлялся ли работнику дубликат трудовой.
  2. Получил ли он свою книжку при увольнении.
  3. Выдали и сотруднику его трудовую в бумажном виде, если он пожелал вести документ в электронном формате.
  4. Оформлялся ли кадровиком вкладыш для трудовой. Это необходимо делать в том случае, если в документе закончились пустые страницы.
  5. Оформлялась ли новая книжка для работника.
  6. Сдал ли сотрудник свою трудовую после заключения трудового договора с работодателем.

Трудовая книжка находится на сохранении у бухгалтера, специалиста отдела кадров или секретаря.

Как заполнить?



Существуют определенные правила, в соответствии с которыми заполняется книга учета:

  • данные вносятся в хронологическом порядке;
  • документ необходимо опломбировать и прошнуровать;
  • страницы нумеруются до начала использования документа;
  • наличие твердой обложки;
  • документ заверяется специальной надписью, в которой отражается количество страниц.

Книга учета имеет заверительную надпись, располагающуюся на обложке. Журнал движения включает в себя 13 граф, которые заполняются по мере принятия на работу сотрудников.

Пошаговый алгоритм заполнения:

  1. Под первым столбцом проставляется нумерация.
  2. Во 2, 3 и 4 столбце указываются сведения о приеме работника на работу: дата заключения трудового договора и число внесения записи в журнал.
  3. В 5 — указывается имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращений.
  4. В 6 — указываются сведения о трудовой книжке, принимаемой на хранение: серия и номер документа.
  5. В 7 — нужно написать занимаемую должность. При необходимости к записи добавляется категория или разряд.
  6. В 8 — пишется наименование места работы, куда был принят человек.
  7. В 9 — содержится номер приказа, в соответствии с которым был заключен трудовой договор.
  8. В 10 — проставляется подпись кадровика, который будет хранить трудовую.
  9. 11 — заполняется в том случае, если книжка заводится в компании. В столбце указывается сумма, которую сотрудник заплатил за изготовление документа. Если же у работника имеется данный документ, то нужно проставить прочерк в столбике.
  10. 12 — заполняется в том случае, если происходит увольнение. В столбце указывается дата расторжения трудового договора.
  11. 13 — содержит подпись сотрудника в случае увольнения. Она свидетельствует о том, что работник получил на руки свою книжку.

Скачать бланк и образец заполнения в excel



Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - образец оформления

Нужна ли при переходе на электронный формат?

С 2020 года все активно начали переходить на электронный учет трудовой деятельности. В связи с этим многие работодатели задаются вопросом, необходимо ли продолжать вести книгу учета, если все сотрудники перешли на цифровой формат?

Не рекомендуется спешить закрывать книгу учета, так как в компанию всегда может устроиться человек с бумажной трудовой книжкой. Кадровику потребуется ее принять и сделать соответствующую запись в журнале.

Есть еще одна причина, по которой не нужно спешить с закрытием книги. Речь идет о проверках со стороны специалистов Гострудинспекции. Они могут проверить наличие журнала у работодателя.

В законодательстве РФ ничего не говорится о порядке прекращения ведения книги учета. Однако для закрытия документа потребуется предпринять следующие действия:

  1. Указать на обложке, какого числа была сделана первая запись, а также последняя.
  2. Сделать в документе итоговую заверенную надпись на последнем листе. В ней указывается количество листов в книге учета, а также имеющихся записей. Заверить документ можно штампом отдела кадров.

Закрытая книга поступает в архив, где будет храниться 50 лет.

Выводы

Наличие книги учета в организации является необходимым. Документ состоит из 13 граф, каждая из которых должна быть заполнена в соответствии с установленными законодательством правилами.

Закрытие учетного журнала осуществляется посредством выполнения определенных действий, после чего она поступает в архив.