Данная книга учета представляет собой журнал для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, который обязаны вести все работодатели.

Так как многие работники переходят на электронный учет, то работодатели решают закрыть данный учетный документ, но не нужно спешить этого делать.

СОДЕРЖАНИЕ:

Нужно ли вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них?



Да, книгу учета нужно вести, так как этого требует законодательство. В документе отражаются принятые на хранение трудовые книжки сотрудников. С рекомендованной формой этого журнала можно ознакомиться в интернете.

Книга учета заводится в организации с целью отражения следующей информации:

  1. Предоставлялся ли работнику дубликат трудовой.
  2. Получил ли он свою книжку при увольнении.
  3. Выдали и сотруднику его трудовую в бумажном виде, если он пожелал вести документ в электронном формате.
  4. Оформлялся ли кадровиком вкладыш для трудовой. Это необходимо делать в том случае, если в документе закончились пустые страницы.
  5. Оформлялась ли новая книжка для работника.
  6. Сдал ли сотрудник свою трудовую после заключения трудового договора с работодателем.

Трудовая книжка находится на сохранении у бухгалтера, специалиста отдела кадров или секретаря.

Как заполнить?



Существуют определенные правила, в соответствии с которыми заполняется книга учета:

  • данные вносятся в хронологическом порядке;
  • документ необходимо опломбировать и прошнуровать;
  • страницы нумеруются до начала использования документа;
  • наличие твердой обложки;
  • документ заверяется специальной надписью, в которой отражается количество страниц.

Книга учета имеет заверительную надпись, располагающуюся на обложке. Журнал движения включает в себя 13 граф, которые заполняются по мере принятия на работу сотрудников.

Пошаговый алгоритм заполнения:

  1. Под первым столбцом проставляется нумерация.
  2. Во 2, 3 и 4 столбце указываются сведения о приеме работника на работу: дата заключения трудового договора и число внесения записи в журнал.
  3. В 5 — указывается имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращений.
  4. В 6 — указываются сведения о трудовой книжке, принимаемой на хранение: серия и номер документа.
  5. В 7 — нужно написать занимаемую должность. При необходимости к записи добавляется категория или разряд.
  6. В 8 — пишется наименование места работы, куда был принят человек.
  7. В 9 — содержится номер приказа, в соответствии с которым был заключен трудовой договор.
  8. В 10 — проставляется подпись кадровика, который будет хранить трудовую.
  9. 11 — заполняется в том случае, если книжка заводится в компании. В столбце указывается сумма, которую сотрудник заплатил за изготовление документа. Если же у работника имеется данный документ, то нужно проставить прочерк в столбике.
  10. 12 — заполняется в том случае, если происходит увольнение. В столбце указывается дата расторжения трудового договора.
  11. 13 — содержит подпись сотрудника в случае увольнения. Она свидетельствует о том, что работник получил на руки свою книжку.

Скачать бланк и образец заполнения в excel



Скачать бланк книги учета в excel.

Скачать образец заполнения для учета трудовых книжек и вкладышей.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - образец оформления

Нужна ли при переходе на электронный формат?

С 2020 года все активно начали переходить на электронный учет трудовой деятельности. В связи с этим многие работодатели задаются вопросом, необходимо ли продолжать вести книгу учета, если все сотрудники перешли на цифровой формат?

Не рекомендуется спешить закрывать книгу учета, так как в компанию всегда может устроиться человек с бумажной трудовой книжкой. Кадровику потребуется ее принять и сделать соответствующую запись в журнале.

Есть еще одна причина, по которой не нужно спешить с закрытием книги. Речь идет о проверках со стороны специалистов Гострудинспекции. Они могут проверить наличие журнала у работодателя.

В законодательстве РФ ничего не говорится о порядке прекращения ведения книги учета. Однако для закрытия документа потребуется предпринять следующие действия:

  1. Указать на обложке, какого числа была сделана первая запись, а также последняя.
  2. Сделать в документе итоговую заверенную надпись на последнем листе. В ней указывается количество листов в книге учета, а также имеющихся записей. Заверить документ можно штампом отдела кадров.

Закрытая книга поступает в архив, где будет храниться 50 лет.

Выводы

Наличие книги учета в организации является необходимым. Документ состоит из 13 граф, каждая из которых должна быть заполнена в соответствии с установленными законодательством правилами.

Закрытие учетного журнала осуществляется посредством выполнения определенных действий, после чего она поступает в архив.