В 2018 году вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором содержится информация по поводу того, как правильно заверять копии трудовых книжек.
Согласно установленным правилам, порядок заверения зависит от того, для какой цели выдается дубликат документа.
СОДЕРЖАНИЕ:
Для чего нужна копия трудовой книжки?
Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.
В 62 статье ТК РФ указан промежуток времени, в течение которого сотрудник после подачи соответствующего заявления должен получить дубликат своей трудовой. Продолжительность данного срока равна трем дням.
Копия книжки может понадобиться в различных ситуациях. Наиболее распространенными являются следующие обстоятельства:
- необходимость предоставления документа в государственное учреждение, к примеру, в органы социальной защиты, с целью назначения каких-либо пособий;
- необходимость предоставления документа в банк для заключения кредитного договора;
- передача информации в Пенсионный фонд для расчета пенсии.
Основное предназначение копии трудовой книжки – документальное подтверждения стажа сотрудника и наличие постоянного места работы, а, следовательно, и дохода.
В заявлении, в котором работник излагает просьбу выдачи дубликата, ему не обязательно указывать точную причину появления такой необходимости.
Как правильно заверить работодателем?
Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность. Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.
Порядок заверения копии зависит от того, где она хранится.
Как правильно заверить:
- при хранении в компании книжка заверяется работодателем;
- при хранении у гражданина — заверяется нотариально.
Заверение трудовой работодателем осуществляется поэтапно, с учетом определенных требований.
- Изначально сканируются и распечатываются все страницы документа, включая титульный лист.
- Каждая страница должна быть распечатана на отдельном листе. Двустороннюю печать могут не принять в организации, для которой оформляется копия.
- Распечатанный текст должен легко читаться, не допускается наличие исправлений и других помарок.
- Каждая страница дубликата должна быть пронумерована и прошита. В конце дубликата клеится специальная наклейка и указывается количество заверенных листов.
В конце заверенной копии ответственный специалист ставит отметку «Верно», оставляет свою личную подпись и указывает дату оформления дубликата.
Также важно указать, где хранится оригинал документа.
Согласно информации, указанной в ГОСТе Р 7.0.97.-2016, вместо указания слова «Верно», работодатель может поставить на копии специальную печать с текстом «Копия верна» и датой заверения образца. Если в компании разработана фирменная печать, ее также необходимо проставить на дубликате трудовой книжки.
Рекомендуем прочитать:
Как получить выписку из трудовой книжки?
Как самостоятельно через госуслуги получить сведения из электронной книжки?
Образец заверения для банка
Предоставление в банк – самая распространенная причина появления необходимости оформления копии трудовой книжки. Если в момент подготовки документа сотрудник официально трудоустроен, дубликат он получает в компании. Для этого им составляется заявление, на основании которого кадровиком заверяется и выдается копия, с учетом всей правил, указанных в предыдущем пункте.
Отличие в данном случае заключается в добавлении некоторой фразы. При необходимости может быть указано, что сотрудник, которому она выдается, работает по настоящее время. Такая фраза указывается по просьбе трудящегося. В остальном заверение копии осуществляется стандартным образом.
Заверение у нотариуса осуществляется аналогичным образом. При обращении следует помнить, что услуги данного специалиста являются платными.
Образец:
Выводы
Копия трудовой может понадобиться для предоставления в банк – при оформлении кредита, или государственные социальные органы – для предоставления льгот. Работающие на официальное основе лица могут получить заверенный дубликат у работодателя, безработные – у нотариуса.
При заверении специалистам необходимо соблюдать правила, отраженные в ГОСТе Р 7.0.97-2016. В этом нормативном акте указана вся необходимая информация.
Отправляя сообщение, Вы разрешаете сбор и обработку персональных данных. Политика конфиденциальности.