Как оформляется внеплановый инструктаж по охране труда — порядок оформления и образцы документов

На каждом предприятии сотрудники регулярно получают информацию относительно безопасных условий работы. Донесение до работников сведений относительно безопасности труда называют инструктаж. Он может планироваться заранее или проводится спонтанно, внепланово, если произошли незапланированные изменения в организации и условиях труда.  Такие методы обучения в сфере охраны труда позволяют уменьшить количество травм на производстве, улучшить качество работы, максимально обезопасить сотрудников.

В статье разберем, как правильно оформлять проведения внепланового инструктажа по охране труда, а также приведем образцы необходимых документов, подлежащих оформлению в данном случае.

Что такое внеплановый инструктаж по охране труда?

Внеплановый значит внезапный. Его невозможно запланировать заранее, поскольку нельзя предусмотреть все производственные ситуации. Поэтому его проводят лишь тогда, когда возникает такая необходимость.

Причин для получения незапланированных инструкций достаточно:

• если на производстве появилось новое усовершенствование оборудование;
• изменилась технология изготовления;
• по настоятельной рекомендации контролирующего органа;
• введены другие требования по охране труда на законодательном уровне;
• длительные перерывы в работе: декретный отпуск, производственный простой;
• длительное отсутствие на рабочем месте по разным причинам.
• выявленные нарушения в ходе внутренней проверки.

Внеплановый инструктаж – это обучение по соблюдению правил охраны труда. Оно регламентируется специальным нормативным документом, зарегистрированным в Минюсте и утвержденным Министерством труда и образования РФ.

Во всех перечисленных случаях проведение внепланового инструктажа обязательно, в противном случае ответственный сотрудник за безопасные условиях работы может быть наказан в административном порядке.

Кто ответственный за проведение?

Внеплановый инструктаж должен проводить руководитель непосредственного производственного участка. Это может быть прораб, мастер, бригадир.

Независимо от занимаемой должности, ответственный за проведение назначается приказом руководителя предприятия. У такого лица должен быть допуск на проведение обучения, который ему выдается в виде соответствующих «корочек», подтверждающих его правомочия.

Обучение проводится по месту основной работы.

В качестве обучающих могут быть директора предприятий или филиалов, начальники цехов и отделов. Такое право закрепляется за ними на законодательном уровне.

Назначение конкретного сотрудника зависит от того, кто нуждается в получение инструкций. Это может быть один сотрудник в бригаде, который постоянно нарушает правила по охране труда. В этом случае назначается бригадир, а инструктаж считается индивидуальным.

Групповой инструктаж рассчитан на определенную группу сотрудников, объединенных по одной профессии или одним производственным подразделением.

Если в получении новой информации по охране труда нуждается большая часть коллектива, то он делится на отдельные группы, за каждой из которых закрепляется ответственный, на основании изданного приказа.

 Как проводится для работников — пошаговый порядок

Проведение обучения проводится в несколько этапов, каждый из них предусматривает определенные действия:

• Шаг 1. Издание распоряжения о проведении внепланового инструктажа с указанием причин;
• Шаг 2. Определение круга лиц, ответственных за проведение такого рода мероприятия и имеющих соответствующий допуск;
• Шаг 3. Выбор программы или инструкции для проведения с соблюдением всех предусмотренных требований: согласования, утверждения, дополнения;
• Шаг 4. Определение сотрудников, с которым надо провести внеплановое обучение;
• Шаг 5. Проверка полученных знаний;
• Шаг 6. Фиксирование факта проведения в соответствующем журнале с соблюдением всех реквизитов: даты, времени, места. Наличие подписей инструктируемого и инструктирующего обязательны.

Невыполнение последнего пункта влечет недействительность проведения внепланового инструктажа со всеми вытекающими последствия: сотрудник вторично получает новую информацию, а ответственное лицо подлежит наказанию, тяжесть которого определяется наступившими последствиями.

Административное наказание предусматривает штраф, а если нарушение правил ОТ привело к причинению вреда сотруднику или его смерти, то возбуждается дело по статье уголовного кодекса, которая предусматривает ответственность вплоть до лишения свободы.

 Какие документы нужно оформить?

Каждое действие по проведению внеочередного обучения сотрудников фиксируется документально:

• издается приказ о проведении внепланового инструктажа, включающих в себя несколько пунктов относительно причин проведения, круга лиц, ответственных за проведение и работников, до которых необходимо донести новую информацию;
• ознакомление с распоряжением обязательно для всех лиц, участвующих во внеплановом мероприятии;
• факт проведения внепланового обучения независимо от причины, заносится в специальный журнал, разработанный на основании существующих нормативов: дата проведения, время, причина, информация о месте работы инструктируемого, его идентификационные данные.
• внесение информации о внеплановом обучении в личную карту сотрудника.

Таким образом, документальное оформление можно разделить на два вида. Первый из них фиксирует подготовительную работу относительно причин, объёма информации, порядка проведения, обучение безопасным приёмам работы, а вторая итоговая: полученные знания проверяются руководителем посредством устного опроса.

Оформление приказа

Основанием для неплановых инструкций служит приказ руководителя, без которого процесс обучения проводить нельзя.

Помимо основных общих атрибутов оформления, в приказ обязательно включаются такие пункты:

• причина проведения мероприятия по обучению сотрудников;
• место и время проведения;
• назначение ответственного по фиксации результатов в соответствующем журнале с обязательными подписями инструктируемого (инструктируемых) и инструктора;
• идентификационные данные инструктирующего сотрудника;
• закрепление индивидуальной обязанности по контролю за исполнением приказа на конкретное лицо.

К приказу прикрепляется дополнение в виде отдельного листа, на котором расписываются все ознакомившиеся с документом.

Какие программы и инструкции использовать?

Причину внепланового обучения предусмотреть заранее невозможно, поэтому на каждом производстве существуют заранее разработанные министерством труда типовые программы, которые впоследствии дополняются конкретными причинами обучения, правилами и очередностью донесения информации.

Объём неплановых инструкций и их содержание определяются побуждающими причинами. Например, в цех поступило новое оборудование, которое обслуживают два сотрудника. Издается приказ о необходимости в проведении внепланового обучения только с этими двумя работниками, указывается объём информации, которые они должны получить, чтобы обезопасить условия работы на усовершенствованном оборудовании.

Каждая программа согласовывается с отделом по охране труда или профкомом, что подтверждается подписью ответственных лиц.

Можно использовать инструкцию по охране труда, которая регламентирует ту или иную работу. Право выбора принадлежит администрации.

Если внеплановый инструктаж обусловлен изменением в законодательной базе относительно конкретного участка работ, то тексты таких документов использовать обязательно. На этом основании ответственное лицо вносит изменения в инструкцию, которые впоследствии доносятся до сотрудника, но после утверждения и согласования с руководителем.

Инструктаж вне плана проводится по тем же инструкциям и программам, что и первичное обучение. Их разработкой занимается руководитель сотрудника (сотрудников). За основу берет ту нормативную базу, которая имеет юридическую силу на момент проведения обучения и касается специфики той или иной работы.

Ведение журнала регистрации

Работа отдела охраны труда на каждом предприятии направлена на повышение безопасности труда каждого сотрудника, поэтому каждое их действие фиксируется документально и служит доказательной базой в случае необходимости. К одному из таких важных документов относится журнал регистрации проведения внепланового обучения сотрудников.

Основные требования к журналу:

• каждая страница должна быть пронумерована;
• обязательна шнуровка, концы которой выводятся на последней странице, фиксируются наклейкой, скрепляются печатью организации и подписью ответственного за ведение журнала;
• при заполнении ошибки не допускаются, равно как и не заполненные строки;
• форма журнала и графы разработаны на основании нормативных документов, имеющих рекомендательный характер, а потому могут дополняться и изменяться в соответствии с фактическими обстоятельствами;
• журнал должен храниться на предприятии 10 лет, если иное не установлено другими нормативными актами, касающимися определенной специфики труда. Например, фиксация внепланового обучения на особо сложных участках (шахта, метрострой и т.п.) требует длительного хранения, в пределах 45 лет.

Журнал ведет и заполняет ответственное лицо, назначенное распоряжением руководителя.

Выводы

Грамотное проведение внепланового инструктажа требует предварительной подготовки по разработанному плану мероприятий.

Необходимо не только отразить сам факт проведения, но и удостовериться в том, что сотрудники усвоили полученную информацию не только теоретически, но и на практике.