Начиная с 2005 года Национальный союз кадровиков России и законодатели активно спорят об актуальности и нужности ведения трудовой книжки, предлагая заменить ее электронным документом или отменить вовсе.

Тем не менее, несмотря на эти инициативы, трудовая книжка до настоящего времени является основным документом, который подтверждает трудовой стаж.

Ответственность за ее ведение и сохранность возложена законодательством на работодателя. На правильность оформления обращают внимание при проверках инспекторы ГИТ и ФСС.

При приеме на работу нового сотрудника в трудовую книжку нужно внести соответствующую запись на основании приказа.

Нормы обращения с этим документом описаны в «Правилах ведения и хранения» и «Инструкции по заполнению», принятых в 2003 году.

Все трудовые книжки регистрируются в книге учета.

Скачать образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу — word.

Как правильно заполнить?

Оформление трудовой книжки сотрудника должно произойти не позднее 5 дней с момента заключения договора.

Этот срок не случаен, в течение этого же периода работник имеет право заявить об отказе работать в данной орагнизации, после чего договорные отношения аннулируется.

Для заполнения необходимо запросить данный документ о принимаемого работника. Если тот устраивается на работу впервые, то следует завести на него новую трудовую книжку и заполнить ее титульный лист.

Основной документ, на основании которого вносится запись — это приказ о принятии на работу, составляемый по форме Т-1 или в свободном виде. В свою очередь, данное распоряжение оформляется на основании трудового договора.

Правильное заполнение сведений о принятии

В этот раздел вносятся записи о трудоустройстве, переводах и увольнениях. В середине графы «Сведения о приеме на работу» указывают полное и сокращенное (в скобках) наименование организации.

Пример 1.

Общество с отграниченной ответственностью «Мир» (ООО Мир»).

В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе «Дата»  — число, месяц и год в формате ХХ.ХХ.ХХХХ.

В следующей колонке заполняется должность и подразделение, в которое зачислен работник.  Все формулировки должны точно соответствовать выдержкам из приказа о приеме.

Пример 2

Принят в Отдел кадрового делопроизводства Департамент персонала на должность старшего инспектора по кадровому делопроизводству.

Грубой ошибкой будет неполное или сокращенное наименование подразделения или должности. Например, «ст.инспектор».

Графа 4 предназначена для внесения основания кадровой операции. В данном случае это будет приказ о приеме.

Пример 3.

Приказ № 1-к от 20.10.2019

Оформление работнику, принятому впервые

В случае заведения новой трудовой книжки сотруднику, не имеющему этого документа на момент трудоустройства, необходимо заполнить титульную страницу.  Здесь разборчивым почерком вносят фамилию, имя и отчество. Ниже записывают дату рождения и образование.

Все данные вносятся только на основании оригиналов документов, предоставленных сотрудником и ни в коем случае с его слов.

Часто вызывает затруднения определение уровня образования сотрудника. В качестве шпаргалки стоит иметь рядом таблицу соответствия из закона «Об образовании в Российской Федерации» от 2013 года.

Действительной считается только трудовая книжка, заверенная подписями работника и уполномоченного сотрудника организации.

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение и заполнение данных документов необходимо оформить в обязательном порядке.

Нужна ли печать?

В апреле 2015 года был опубликован Закон «Об отмене печатей  юридических лиц»,  после чего некоторые кадровые работники ошибочно пришли к выводу, что  печати в трудовой книжке более не являются обязательными. Но это возможно только при условии, что принятое решение внесено в Устав предприятия.

В противном случае отсутствие печати на записи будет грубейшей ошибкой, которая влечет признание трудовой книжки недействительной.

При внесении записи печать ставится на титульном листе документа.

Не допускается использование цветных, гелевых или капиллярных чернил.

Запрещено принимать чистый бланк трудовой книжки, принесенный сотрудником.

Это увеличивает риск предоставления фальшивого бланка, изготовленного кустарным способом. Проверить это можно, сравнив серию и номер с опубликованным на сайте Гознака списком выпущенных бланков по годам.

Все книжки приобретаются организацией только в специализированных фирмах и являются бланками строгой отчетности.

В отделе кадров обязательно ведется Приходно-расходная книга и актируется уничтожение испорченных бланков.

Экспертиза

Экспертизу подлинности книжки необходимо провести до того, как принять документ у сотрудника.

Принимая на хранение недействительную документацию,  работодатель берет на себя ответственность за принятие мер по их устранению.

Обнаруженные некорректные записи не могут быть учтены при расчете страхового стажа для оплаты больничного листа.

Во избежание конфликтной ситуации, рекомендуется сразу же при приеме уведомить работника об этой проблеме под подпись.

Как внести исправление?

Если ошибка допущена при оформлении титульного листа, бланк необходимо списать. В случае действующей трудовой книжки исправления вносятся в следующем порядке.

Пример 4

«Запись № 3 признать недействительной». Затем сделать верную запись.

Зачеркнутые и подтертые записи расцениваются контролирующими органами как нарушение документарной дисциплины, за которое законодателем предусмотрено административное наказание ответственного лица  в виде штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей.

Скачать образец

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу — скачать.

Полезное видео

Порядок и правила заполнения трудовой книжки, если сотрудник трудоустраивается впервые, можно узнать из данного видео: