Открыть меню

Как оформить трудовую книжку при приеме на работу

Начиная с 2005 года Национальный союз кадровиков России и законодатели активно спорят об актуальности и нужности ведения трудовой книжки, предлагая заменить ее электронным документом или отменить вовсе.

Тем не менее, несмотря на эти инициативы, трудовая книжка до настоящего времени является основным документом, который подтверждает трудовой стаж. Ответственность за ее ведение и сохранность возложена законодательством на работодателя. На правильность оформления обращают внимание при проверках инспекторы ГИТ и ФСС. При приеме на работу нового сотрудника в трудовую книжку нужно внести соответствующую запись, образец внесения записи можно посмотреть ниже.

Нормы обращения с этим документом описаны в «Правилах ведения и хранения» и «Инструкции по заполнению», принятых в 2003 году.

В трудовой книжке нужно фиксировать не только момент трудоустройства, но и увольнения.

Все трудовые книжки регистрируются в книге учета.

Как внести запись о приеме на работу

Оформление трудовой книжки сотрудника должно произойти не позднее 5 дней с момента заключения трудового договора. Этот срок не случаен, в течение этого же периода работник имеет право заявить об отказе от работы, после чего трудовой договор аннулируется. Поэтому спешить с внесением записи о приеме не стоит.

Если трудовой книжки нет у работника

В случае заведения новой трудовой книжки сотруднику, не имеющему этого документа на момент приема, необходимо заполнить титульную страницу.  Здесь разборчивым почерком вносят фамилию, имя и отчество. Ниже записывают дату рождения и образование. Все данные вносятся только на основании оригиналов документов, предоставленных сотрудником и ни в коем случае с его слов. Часто вызывает затруднения определение уровня образования сотрудника. В качестве шпаргалки стоит иметь рядом таблицу соответствия из закона «Об образовании в Российской Федерации» от 2013 года.

Действительной считается только трудовая книжка, заверенная подписями работника и уполномоченного сотрудника организации. Приказ о назначении лица, ответственного за трудовые книжки необходимо оформить в обязательном порядке.

Сведения о работе

В этот раздел вносятся записи о приемах, переводах и увольнениях. В середине графы «Сведения о приеме на работу» указывают полное и сокращенное (в скобках) наименование организации.

Пример 1.

Общество с отграниченной ответственностью «Мир» (ООО Мир»).

В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе «Дата»  — число, месяц и год в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. В следующей колонке указывают должность и подразделение, в которое зачислен работник.  Все формулировки должны точно соответствовать выдержкам из приказа о приеме.

Пример 2

Принят в Отдел кадрового делопроизводства Департамент персонала на должность старшего инспектора по кадровому делопроизводству.

Грубой ошибкой будет неполное или сокращенное наименование подразделения или должности. Например, «ст.инспектор».

Графа 4 предназначена для внесения основания кадровой операции. В данном случае это будет приказ о приеме.

Пример 3.

Приказ № 1-к от 20.10.2017

Печати в трудовой книжке

В апреле 2015 года был опубликован Закон «Об отмене печатей  юридических лиц»,  после чего некоторые кадровые работники ошибочно пришли к выводу, что  печати в трудовой книжке более не являются обязательными. Но это возможно только при условии, что принятое решение внесено в Устав предприятия. В противном случае это будет грубейшей ошибкой, которая влечет признание трудовой книжки недействительной.  При внесении записи в трудовую книжку печать ставится на титульном листе документа.

Не допускается использование в трудовых книжках цветных, гелевых или капиллярных чернил.

Запрещено принимать чистый бланк трудовой книжки, принесенный сотрудником.

Это увеличивает риск предоставления фальшивого бланка, изготовленного кустарным способом. Проверить это можно, сравнив серию и номер с опубликованным на сайте Гознака списком выпущенных бланков по годам.

Все трудовые книжки приобретаются организацией только в специализированных фирмах и являются бланками строгой отчетности.  Поэтому в отделе кадров обязательно ведется Приходно-расходная книга и актируется уничтожение испорченных бланков.

Экспертиза трудовой книжки.

Ее необходимо провести до того, как принять документ у сотрудника. Принимая на хранение недействительные трудовые книжки,  работодатель берет на себя ответственность за принятие мер по их устранению. Обнаруженные некорректные записи, не могут быть учтены при расчете страхового стажа для оплаты больничного листа. Во избежание конфликтной ситуации, рекомендуется сразу же при приеме уведомить работника об этой проблеме под подпись.

Как внести исправление в запись

Если ошибка допущена при оформлении титульного листа, бланк необходимо списать. В случае действующей трудовой книжки исправления вносятся в следующем порядке.

Пример 4

«Запись № 3 признать недействительной». Затем сделать верную запись.

Зачеркнутые и подтертые записи расцениваются контролирующими органами как нарушение документарной дисциплины, за которое законодателем предусмотрено административное наказание ответственного лица  в виде штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу — скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 Трудовые законы для каждого · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru