Как составить и утверждить график отпусков на 2021 год — образец в excel

Вся необходимая информация, касающаяся составления, заполнения и утверждения графика отпусков на очередной год, содержится в ст. 123 ТК РФ — в данной статье разберемся, как правильно составить и утвердить данный документ на 2021 год, а также предлагаем скачать бесплатно бланк и заполненный образец расписания в формате excel.

Для составления можно использовать унифицированную форму Т-7 или подготовить свой бланк, например, в виде таблицы excel. Ниже представлены бланки для скачивания как по типовой форме, так и в свободном формате в виде таблицы эксель.

Обязательно ли составлять график отпусков на 2021 год?

В ст.123 ТК РФ говорится о том, что очередность ухода в ежегодные отпуска на предприятии должно определяться графиком, который составляется ежегодно.

В Трудовом кодексе не уточняется, обязательный это документ для всех компаний или нет, поэтому по умолчанию оформить график дожны все предприятия, имеющие наемных работников.

Исключением может быть организация, где один работник — сам директор, который и является учредителем общества. Также свой отпуск могут не планировать ИП без работников, так как смысл в этом теряется.

Если же есть персонал в компании, кроме руководителя, то нужно составить график, определив отпускные сроки.

Работодатель обязан предоставлять всем сотрудникам оплачиваемые отпуска ежегодно, а потому должен заранее определять, в каком порядке они будут отдыхать в следующем году. Отсутствие графика является нарушением положений ст.123 ТК РФ, где сказано, что этот нормативный акт является обязательным как для сотрудников, так и для руководства компании.

Правила составления по ТК РФ

Четких правил формирование графика отпусков Трудовой кодекс не содержит, но говорится о следуюдщем:

• составить его нужно до 17 декабря включительно на следующй год;
• утвердить в соответствии с порядком, установленным для всех локальных актов по ст.372 ТК РФ;
• при составлении учитывать пожелания работников;
• при наличии профсоюза обязательно согласовывать составленное расписание с его представителями;
• в график нужно включать всех сотрудников, с которым заключен трудовой договор на момент составления акта;
• включать нужно как основую часть оплачиваемого отпуска, так и дополнительную (за вредность, ненормированный труд и т.д.).

По поводу формы оформления графика в ТК РФ ничего не говорится. Ранее широко применялась унифицированная форма Т-7, где уже содержатся необходимые строки и графы, достаточно последовательно внести всех сотрудников в табличную часть и указать сроки отпусков.

Сейчас типовые бланки не обязательны к применению, каждое предприятие может разработать свою удобную форму, которая позволит отразить все особенности компании.

Важно отнестись ответственно к составлению графика отпусков, так как его наличие позволит определить очередность ухода сотрудников на отдых и оптимизировать рабочий процесс в соответствии с этим расписанием. Сотрудники также смогут планировать свой отдых заранее, что очень удобно.

Составление графика обычно задача достаточно сложная, если сотрудников много, и все они хотят отдыхать летом или в начале осени. Работодателю важно учитывать интересы как всех сотрудников, так и свои. Следует обращать внимание, в какое время года сотрудники отдыхали в предыдущих годах. Кроме того, нужно учитывать и интересы самой компании и производственную необходимость.

Задача — найти оптимальное решение в распределении отпускных периодов персонала, чтобы все остались довольны.

Ответственным за выполнение данной функции обычно назначается специалист кадрового отдела, так как документ относится к разряду кадровых.

Если для заполнения применяется форма Т-7, то нужно заполнить первые 6 граф таблицы:

• 1 — подразделение, где работает сотрудник;
• 2 — его должность;
• 3 — его ФИО полностью;
• 4 — его табельный номер;
• 5 — количество дней отпуска в календарном измерении;
• 6 — дата начала отпуска, которая запланирована на следующий год.

Если у сотрудника отпуск разбит на несколько частей, то указывают сроки для всех частей.

Форму Т-7 нужно заполнить по предприятию в целом, в верхней части указать название компании, номер документа, дату его составления, год, на который формируется график. Также в верхней части ставятся отметка об утверждении руководителем и мнению профсоюзного органа.

Подписывает составленный график руководитель кадровой службы.

Если для оформления применяется свой форма, то ее нужно разработать, дать ей название «График отпусков», закрепить в приказе по учетной политике, после чего ежегодно применять для заполнения.

Пошаговый алгоритм действий сотрудника кадровой службы при формировании графика отпусков на 2021 год:

• в декабре 2020 года сотрудник кадровой службы собирает пожелания сотрудников относительно отпусков, если он разбивается на несколько частей, то нужны заявления от работников о разделении отпусков;
• заполняется типовая форма Т-7 или своя разработанная форма графика с учетом всех пожеланий;
• составленное расписание подписывается руководителем кадровой службы;
• если в компании есть профсоюзный орган, то график направляется для согласования его представителям, который в срок до 5 дней должен рассмотреть его и выдать свое решение;
• график утверждается приказом руководителяд от 17 декабря 2020 года, о чем ставится отметка на его бланке;
• составленное расписание доносится до сведения всех сотрудников под роспись — возможно в форме уведомления, можно в таблицу добавить еще одну графу, где работники будут ставить подпись, можно составить лист ознакомления — главное ознакомить работника о начале отдыха не позднее, чем за 2 недели.

Заполненный и утвержденный график обязателен для исполнения как работниками, так и работодателем. Если нужно вносить изменения, то делается это всегд на основании приказа.

Кто имеет первоочерденое право?

Есть категория работников, которые имеют особые права на предоставление отпусков:

• беременные женщины — могут пойти в отпуск перед декретом (ст.122 ТК РФ);
• работник, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам, может в любое время этого декрета попросить отпуск (ст.123 ТК РФ);
• работник, работающий на Крайнем Севере, вправе попросить отпуск для сопровождения ребенка до 18 лет к месту поступления в учебное заведение;
• один из родителей ребенка с инвалидностью;
• работники, у которых многодетные семьи (3 и более ребенка) в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• несовершеннолетние сотрудники до 18 лет;
• совместители вправе пойти в отпуск в то же время, как и на основной работе;
• работник, имеющий мужа (жену) военнослужащего, которому предоставлен отпуск, вправе пойти отдыхать в то же время;
• Почетные доноры России.

Все указанные категории работников имеют право на предоставление отпуска на основании их заявления.

Скачать бесплатно бланк и образец заполнения в excel

Порядок утверждения

Утверждать график отпусков нужно по правилам, изложенным в ст. 372 ТК РФ.

Если в организации есть профсоюзный орган, то обязательно направление проекта для согласования его представителям. Выборный орган обязан рассмотреть полученный акт в течени 5 рабочих дней, после чего вынести свое мотивированное решение — согласие или несогласие.

В случае согласия составляется приказ об утверждении, его номер и дата проставляется на бланке графика отпусков. С этого момента документ считается утвержденным.

В случае несогласия работодатель обговаривает спорные моменты с представителями профсоюза, если договоренности так и не будут достигнуты, то оформляется протокол об этом, и руководство утверждает график в том виде, как есть, а профсоюзный орган вправе его оспаривать через Трудовую инспекцию или суд.

До какого числа утвердить?

Крайний срок утверждения графика на очередной год — за 2 недели до его начала. Это прописано в ст. 123 ТК РФ.

На 2021 год график отпусков нужно подготовить в срок до 17 декабря 2020 года — это крайняя дата утверждения.

Срок хранения

Хранить график отпусков теперь нужно дольше — не 1 года как было ранее, а 3 года.

Новые сроки хранения прописаны в ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

То есть даже в случае завершения года, на который составлен график, все равно его нужно будет хранить в архиве еще 2 года.

Штраф за отсутствие

График отпусков — это обязательный документ, необходимый для грамотной организации рабочего процесса и минимазации претензий работников в отношении их отпускных периодов.

Если в компании не будет данного документа, то может последовать административная ответственность на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Размеры штрафов за отсутствие графика при первичном выявлении нарушения:

• 1000 — 5000 руб. — для директора компании;
• 30000 — 50000 руб. — для самой организации.

Размеры штрафов при повторном выявлении:

• 10000 — 20000 руб. — для руководителя (или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
• 50000 — 70000 руб. — для компании.

Чтобы избежать риска назначения подобных штрафных санкций, лучше потратить время на составление графика, который к тожу же облегчит жизнь как самому предприятию, так и его работникам.