С 01.01.2020 вступил в силу закон № 436-ФЗ от 16.12.2019. Кроме того, с этого дня начал действовать закон № 439-ФЗ от 16.12.2019. Данными нормативно-правовыми актами были введены некоторые изменения в систему учета трудовой деятельности российских граждан. В ТК РФ появилась статья 66.1, обязывающая работодателя к формированию сведений в электронном виде и предоставлению соответствующей информации в Пенсионный фонд РФ (ПФР).

До 31.12.2020 каждый работник должен выбрать подходящий способ ведения трудовой книжки – либо оставить бумажный носитель (статья 66 ТК РФ), либо перейти на электронный формат (статья 66.1 ТК РФ). Чтобы принять обоснованное решение и определиться, что лучше, рассмотрим плюсы и минусы обоих вариантов для обеих сторон.



Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника



Для сотрудника цифровой формат учета трудового стажа имеет следующие явные преимущества:

  1. Электронную книжку нельзя повредить или потерять. Это большой плюс для работника, так как цифровой формат учета трудовой деятельности не допускает физическую утрату соответствующих сведений, в то время как для бумажного носителя всегда существует такая угроза. Бумажный документ может прийти в негодность или потеряться по разным причинам – по вине самого работника или его работодателя, из-за форс-мажорных обстоятельств. Так или иначе, восстановление информации о стаже является длительной и хлопотной процедурой. Электронный формат учета позволяет за считанные секунды получить любые необходимые сведения из базы данных ПФР.
  2. Стаж подтверждается просто и быстро, если соответствующие данные учитываются и хранятся в электронном виде. Проблема подтверждения трудового стажа часто возникает при оформлении пенсии – всегда существует вероятность утраты или отсутствия необходимых сведений. Если гражданин выбрал цифровой учет, у него не возникнет проблем с подтверждением стажа. Всю информацию, необходимую для назначения пенсии, ПФР извлечет самостоятельно. Помимо этого, гражданин всегда сможет получить соответствующую выписку из личной электронной трудовой книжки (при этом выписку можно оформить как в электронно, так и на бумаге). Запросить сведения о стаже можно либо через персональный кабинет на веб-сайте ПФР (авторизация через аккаунт на веб-портале госуслуг), либо путем личного обращения в МФЦ. Подобную выписку можно получить и через работодателя.
  3. Трудоустройство и увольнение могут осуществляться в удаленном режиме. Это очень удобно, если гражданин работает дистанционно или в филиале организации. Так, при электронном учете работнику не нужно ездить в организацию для передачи или последующего получения трудовой книжки.
  4. Если сотрудник увольняется, ему не нужно забирать у работодателя трудовую книжку. Электронный формат учета исключает проблемные ситуации и возможные манипуляции со стороны работодателя, связанные с удержанием (несвоевременной выдачей) книжки увольняющемуся работнику. Однако известное правило двухнедельной отработки всё равно продолжает действовать в ситуации увольнения (двухнедельный период отсчитывается со дня подачи заявления об уходе).

Недостатки, связанные с применением электронных книжек, могут заключаться для сотрудника в следующем:

  1. Сложно отказаться от использования бумажного носителя. Здесь речь идет о психологических барьерах при переходе от бумажной формы учета к цифровому формату. С данной проблемой могут столкнуться люди пожилого возраста. Однако практика внедрения и применения выписок из всевозможных цифровых регистров (например, ЕГРН, ЕГРЮЛ или ЕГРИП) убедительно доказывает, что люди быстро привыкают к новым формам документооборота.
  2. Опасения, связанные с тем, что информация исчезнет (сотрется) из базы. Надо отметить, что этот условный минус является очередным психологическим барьером. Однако данная угроза на самом деле потенциально существует. Из-за сбоя в системе или злонамеренных действий сведения могут стать общедоступными или вообще пропасть (частично или полностью). Между тем, государство заверяет, что база данных ПФР находится в безопасности, а сохранность сведений о стаже трудовой деятельности гарантируется каждому гражданину.

В целом, у перехода на электронный форма учета плюсов больше, чем минусов.

Достоинства и недостатки для работодателя



Что касается работодателей, то для них минусов достаточно много — электронный формат ведения трудовых книжек обернется дополнительными хлопотами, несмотря на анонсированную минимизацию бумажного документооборота. Помимо этого, есть обоснованные сомнения в том, что возможное уменьшение затрат на покупку бумажных бланков оправдает себя.

Из-за внедрения и широкого распространения электронных трудовых книжек многим работодателям, скорее всего, придется столкнуться с такими неудобствами:

  1. Если работники предпочтут бумажный формат, работодатель будет вынужден осуществлять двойную работу, то есть совмещать отображение информации на бумаге с внесением соответствующих сведений в электронную базу ПФР.
  2. Увеличится объем кадровой работы, что может привести к росту соответствующих затрат компании.
  3. Необходимо будет подготовить и наладить надлежащую систему кадровой работы.
  4. Каждого наемного сотрудника нужно уведомить о возможности выбора формата ведения книжки.
  5. Значительные объемы обрабатываемой информации на этапе внедрения указанных нововведений могут привести к большому числу допускаемых ошибок, последующее исправление которых окажется трудоемкой процедурой.

Что лучше выбрать — электронную или бумажную?



Выбор между электронным и бумажным форматом ведения трудовой остается актуальным только для тех граждан, у которых уже имеется стаж, отраженный в бумажной книжке.

Работник должен выбрать подходящий вариант до 31.12.2020 и подать заявление соответствующего содержания руководству:

При этом вопрос о выборе не стоит для тех граждан, которые начнут работать после 31.12.2020, поскольку для них будут действовать только цифровой вариант учета.

Безусловно, электронная форма трудовой книжки может представлять интерес для сотрудника. Но если гражданин желает оставить бумажную книжку, считая такой вариант более надежным, он вправе это сделать.

Если человек выбирает электронный вариант, то в бумажной книжке нужно отразить последнюю запись о выдаче данного документа владельцу — как внести запись. Также работодателю нужно будет заполнить форму СЗВ-ТД для ПФР по следующему образцу.

Выводы

Для сотрудника электронный формат трудовой книжки предусматривает больше плюсов, чем минусов. При этом нужно иметь в виду, что гражданин вправе выбрать бумажный носитель (это, однако, не относится к тем гражданам, которые впервые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020, так как для них уже не будут применяться бумажные трудовые книжки).

Работодатель же в любом случае должен будет передавать сведения о трудовой деятельности своих наемных сотрудников в электронную базу ПФР. Иначе говоря, вся информация будет дублироваться, то есть отражаться и в бумажной трудовой книжке, и в информационной системе ПФР.