Как отражать больничный в 6-НДФЛ — примеры отражения листа по болезни и по беременности и родам

Начисления по листу нетрудоспособности являются налогооблагаемым доходом, если листок открыт в связи с болезнью (своей, ребенка). Так как НДФЛ с пособия удерживается, то в расчет 6-НДФЛ данные выплаты показываются.

Обычно сложности возникают в случае, когда лист оформлен в последнем месяце отчетного периода, а пособие по нему фактически выдано уже в следующем месяце. Например, при заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года больничные посчитаны в марте, а выплачены с зарплатой в апреле. Как в этом случае отражать пособие, в расчете за какой период?

Как отразить больничный в 6-НДФЛ?

По ст.226 НК РФ датой получения дохода в виде оплаты листка нетрудоспособности признается тот день, когда пособие фактически выдано сотруднику. В этот день нужно не только выплатить денежные средства по листу, но и посчитать и удержать НДФЛ, перечислить его нужно до конца месяца, в котором выдано пособие.

Больничные входят в состав строк 1 и 2 разделов 6-НДФЛ.

В 1-м разделе показывают данные по всем пособиям, начисленным в отчетном периоде с начала года. Во 2-м — отражается информация по выплатам за последний квартал.

Пособие по нетрудоспособности нужно отразить в 1 разделе в строке:

• 020 — показывается налогооблагаемый начисленный доход, сюда входят все те больничные, дата выплаты которых вошла в отчетный период — как заполнять строку 020 6-НДФЛ;
• 040 — показывается НДФЛ с дохода из стр.020, ставка 13% умножается на значение из стр.020 — как заполнять строку 040 6-НДФЛ;
• 070 — показывается НДФЛ, который удержан, в отношении оплаты нетрудоспособности дата исчисления и удержания налога совпадает, поэтому в части отражения данных о пособии по нетрудоспособности показатели строк 040 и 070 совпадают;

Больничные во 2 разделе нужно отразить в строках:

• 100 — дата получения дохода в виде оплаты листка нетрудоспособности — это день, когда выдают работнику средства в счет пособия по листу;
• 110 — дата удержания налоговой суммы — с больничного это та же дата, что и в строке 100;
• 120 — дата перечисления — для листов нетрудоспособности — до конца месяца, когда произведена выплата средств;
• 130 — в эту строку входят все те суммы пособий, дата выдачи которых вошла в последний квартал;
• 140 — в эту строку входит НДФЛ с тех сумм больничных, которые отражены в поле 130.

Ниже на примере даны необходимые пояснения по заполнению формы 6-НДФЛ в отношении выплат по листкам нетрудоспособности.

Также предлагаем ознакомиться с порядком отражения авансов в 6-НДФЛ.

Пример заполнения для 2020 года

6-НДФЛ нужно заполнить за 1 квартал 2020 года. В организации 5 работников, зарплата каждого 30000 в месяц. Один из сотрудников заболел в марте 2020, срок болезни с 23 по 28 марта, оплата 6000 руб., зарплата за март у этого работника 22000 руб. Пособие по листу выплачено 30 марта 2020. Вычеты никому не положены.

Для заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал важно также знать зарплату за декабрь 2019, так как НДФЛ с нее удерживается в 2020 году, значит он войдет в строку 070 расчета за 1 кв.2020, а также данные об этой зарплате отразятся в разделе 2. За декабрь 2019 размер зарплаты тот же 30000 у каждого из пяти работников, Других выплат не было.

Заполняются строки так:

010 — 13;

020 — суммарный доход за 1 квартал считается так = 30000*5+30000*5+(30000*4+22000+6000) = 448 000 (сумма оплаты нетрудоспособности 6000 включается в эту строку);

040 — НДФЛ исчисленный = 448000 * 0,13 = 58240 (НДФЛ с больничного также исчисляется в расчете за 1 квартал, так как дата выплаты пришлась на март, входящий в 1 кв).

070 — НДФЛ удержанный = НДФЛ с з/п за дек 2019 + НДФЛ с з/п за янв 2020 + НДФЛ с з/п за фев 2020 + НДФЛ с больничного за март 2020 = 13% * 5*30000 + 13% * 5*30000 + 13% * 5*30000 + 13% * 6000 = 59280 — показатель больше, чем в строке 040, так как добавился налог с больничного, который удержан также в 1 квартале, налог с зарплаты за март удержан уже будет в апреле и будет отражен в отчете за полугодие.

В разделе 2 приводятся даты для зарплаты, данные о нетрудоспособности отражаются отдельно, эти записи будут завершать раздел 2:

• 100 — 30.03.2020;
• 110 — 30.03.2020;
• 120 — 31.03.2020;
• 130 — 6000;
• 140 — 780.

Пример заполнения:

Пример, если пособие по нетрудоспособности выплачено вместе с зарплатой

Рассмотрим предыдущий пример по другому. Работник заболел в марте 2020 года, однако больничные ему выплачены вместе с зарплатой в следующем месяце.

В этом случае дата выплаты по нетрудоспособности попадает на апрель, который не входит в 1 квартал, поэтому данные о пособие в 6-НДФЛ за 1 квартал отражены не будут, они войдут уже в расчет за полугодие. При этом такие больничные не будут показаны ни в 1, ни во 2 разделах.

Рассмотрим пример:

В организации 5 сотрудников, расчет 6-НДФЛ заполняется за полугодие 2020 года, данные для заполнения следующие:

• з/п за дек.2019 = 150000;
• з/п за янв.2020 = 150000;
• з/п за фев.2020 = 150000;
• з/п за март 2020 = 150000;
• з/п за май 2020 = 150000;
• з/п за июнь = 140000;
• листок нетрудоспособности оформлен с 20 по 25 июня, пособие = 5000, выплачено вместе с зарплатой за июнь 07.07.2020.

Расчет 6-НДФЛ в этом случае будет заполнен так:

• значение строки 020 = 150000 + 150000 + 150000 + 150000 + 150000 + 140000 = 890000 (больничный не входит, так как выплачен в третьем квартале);
• значение строки 040 = 890000 * 13% = 115700 (НДФЛ с больничного не включен, так как исчислен в 3 квартале);
• значение строки 070 = НДФЛ с з/п за дек.2019 + ∑ НДФЛ с з/п за янв.-май 2020 = 13%*150000 + 13%*(150000*5мес.) = 117000 (НДФЛ с листа не учтен, так как удержан в 3 кв.);
• во втором разделе данные о пособии, выплаченном в июле, не отражаются.

Пример заполнения 6-НДФЛ:

Отражение листа по беременности и родам

При уходе в отпуск по беременности и родам основанием выступает больничный лист, при этом сотруднице выплачивается пособие за весь период декрета по листку нетрудоспособности.

Однако в соответствии со ст.217 НК РФ доход в виде пособия по беременности и родам не входит в состав налогооблагаемых доходов, то есть НДФЛ с декретных не удерживается.

В связи с этим выводом выплату по беременности и родам включать в состав расчета 6-НДФЛ не нужно, так как в нем показываются только облагаемые налогом суммы.

Выводы

Больничное пособие нужно включать в содержание расчета 6-НДФЛ, если оно связано с болезнью работника или его родственника. Выплаты по листам, открытым в связи с беременностью и родами, не отражаются в данном отчете.

Начисления по листкам попадают в расчет за определенный период, если дата выплаты этого дохода вошла в период. В противном случае сведения переходят на следующий период.