Справка о доходах 2-НДФЛ за 2019 год — заполнение новой формы, бланк и образец для скачивания

Организации и ИП, использующие наемный труд, обязаны, помимо прочих отчетов, сдавать ежегодно справки 2-НДФЛ. Данные отчеты содержат сведения о доходах каждого сотрудника, начисленного и удержанного с него подоходного налога за отчетный год.

Обязанность по подаче данной формы в налоговый орган установлена п.2 ст.230 НК РФ. Важно, что срок подачи 2-НДФЛ с 2020 года меняется, за 2019 год нужно отчитаться не позднее 2 марта 2020 года (1 марта 2020 — это воскресенье, поэтому срок сдвигается на один день).

В статье ниже вы можете скачать бесплатно актуальную новую форму 2-НДФЛ, а также образец его заполнения за 2019 год для подачи в 2020 году.

Новая форма 2-НДФЛ в 2020 году

НК РФ обязывает всех работодателей предоставлять сведения в ИФНС о своих сотрудниках, доходах ему начисленных, удержанном и не удержанном НДФЛ, а также предоставленных вычетах.

Для отчета разработана типовая форма справки — 2-НДФЛ. Актуальный бланк на 2020 год утвержден Приказом ФНС России от 01.10.2018 №ММВ-7-11/566@.

В приложении 1  к данному приказу содержится сама справка 2-НДФЛ для заполнения, в приложении 2 — порядок ее заполнения, в приложении 3 и 4 — формат и порядок предоставления формы.

В приложении 5 находится еще одна форма справки — она предназначена для заполнения при выдаче сведений о доходах непосредственно работнику по его письменному запросу.

То есть приказом ФНС утверждено две формы для предоставления сведений о доходах:

• 2-НДФЛ (прил.1) — подается в налоговый орган;
• справка о доходах и суммах налога (прил.5) — выдается работникам на основании письменного заявления.

В будущем планируются важные изменения в подаче 2-НДФЛ — справка будет включена в состав отчета 6-НДФЛ и отдельно ее предоставлять не нужно будет. Данные обновления планируется ввести в действие с 2022 года при подаче отчетности за 2021 года, в 2020 году действует та же форма, что была актуальна в 2019 года. Новый бланк не разработан.

Порядок подачи

Сведения о доходах, подоходном налоге, вычетах следует предоставить в налоговый орган в виде справок 2-НДФЛ. На каждого сотрудника заполняется отдельный бланк.

Данные должны быть показаны абсолютно по всем работникам, трудоустроенным у индивидуального предпринимателя или у юридического лица.

Формат предоставления данных в 2020 году:

• бумажный (лично, письмом или через представителя) или электронный — если у работодателя 10 или менее сотрудников;
• только электронный — если у работодателя 10 или более работников.

Заполненные справки на сотрудников следует сопроводить Реестром, где представляются сводные данные по оформленным отчетам 2-НДФЛ.

Форма реестра утверждена в Приложении №1 Порядок предоставления 2-НДФЛ (форма по КНД 1110306). В данном реестре показываются данные в табличном виде по всем заполненным формам (номер справки, ФИО работника, дата его рождения).

Сроки сдачи справки о доходах

Справка заполняется за календарный год и подается в следующем году не позднее 1 марта. Данный срок сдачи установлен п.2 ст.230 НК РФ.

Как правильно заполнить на сотрудников за 2019 год?

Бланк справки 2-НДФЛ включает следующие разделы:

• титульная часть — сведения о работодателе (налоговом агенте);
• раздел 1 — данные о работнике, в отношении которого заполняется форма;
• раздел 2 — годовые суммы заработка и налога;
• раздел 3 — налоговые вычеты всех видов;
• данные о представителе отчета;
• приложение к справке — показываются сведения с разбивкой по месяцам.

При подготовке отчета нужно определиться, с какой целью производится оформление, в соответствии с этим выбрать подходящую форму.

Если сведения о доходах заполняются для подачи в ИФНС по итогам календарного отчетного года, то нужно использовать бланк 2-НДФЛ из Приложения 1 к Приказу ММВ-7-11/566@. Если данные нужно предоставить непосредственно сотруднику на основании его заявления, то следует заполнять бланк справки из Приложения 5.

Правила заполнения

При заполнении формы 2-НДФЛ следует учитывать правила, прописанные в Приложении 2 к Приказу ФНС России от 01.10.2018 №ММВ-7-11/566@:

• заполнять справки 2-НДФЛ нужно персонально по каждому сотруднику и отдельно по каждой ставке;
• для заполнения берется информация из налоговых регистров, которые велись в течение отчетного года;
• никакие исправления и корректировки не допустимы;
• если отчет сдается на бумаге, то печать должна быть односторонней, скреплять листы не требуется;
• заполнять форму в ручном виде следует пастой синего, черного или фиолетового оттенка;
• в каждой клетке проставляется только один знак (буква, цифра);
• заполнять данные в ручном виде нужно слева направо, в электронном — выравнивать по правому краю;
• буквы вписываются только заглавные печатные;
• при ручном заполнении в пустых клетках ставятся прочерки, при электронном — могут отсутствовать обрамления клеток и прочерки;
• при отсутствии суммового показателя проставляется 0;
• если справка подается в электронном формате, то следует использовать файл xml из Приложения 3 к Приказу;
• после заполнения все листы формы 2-НДФЛ нумеруются по порядку.

Признак 1 и 2 — что это такое?

В бланке 2-НДФЛ имеется поле «Признак», в котором нужно указать один из четырех показателей (признак 1, 2, 3 или 4) в зависимости от особенностей исчисления налога:

• признак 1 — указывается, если работодатель заполняет отчет по итогам года для отражения данных о доходах, начисленном и удержанном (полностью или частично) подоходном налоге (стандартный случай представления формы 2-НДФЛ на основании п.2 ст.230 НК РФ);
• признак 2 — указывается, если работодатель не удержал подоходный налог с каких-либо доходов сотрудника в течение отчетного года (на основании п.5 ст.226 НК РФ и п.14 ст.226.1), в отчете показываются данные о доходе, с которого не удержан НДФЛ, и о сумме неудержанного налога;
• признак 3 и 4 — заполняется правопреемником при реорганизации, при этом признак 3 соответствует 1, а признак 4 соответствует 2.

Заполнение основной части

Шаг 1. Заполняется титульная часть бланка 2-НДФЛ.

ИНН и КПП	Для организаций вписывается ИНН и КПП. Для ИП – только ИНН. Для правопреемников при реорганизации – ИНН и КПП правопреемника.
Номер справки	Уникальный № по порядку, присваивается налоговым агентом самостоятельно.
Отчетный год	Для заполнения в 2020 году указывается «2019».
Признак	Вносится 1 или 2 в зависимости от налогообложения дохода. Если показываются данные по доходам, с которые не удержан НДФЛ, то вносится признак 2, в остальных случаях заполняется признак «1». При реорганизации указывается признак 3 или 4.
Номер корректировки	Заполняется при оформлении корректировочного отчета (01, 02 и т.д.).
Налоговый орган	Вносится код отделения ИФНС, куда сдаются справки 2-НДФЛ.
Наименование	Сокращенное название работодателя в соответствии с учредительной документацией (если это ИП, то ФИО полностью).
Форма реорганизации	Вносится код из Приложения 2 к Порядку заполнения 2-НДФЛ только теми налоговыми агентами, которые реорганизацию в отчетном году (в поле признак обязательно должно стоять 3 или 4). При этом также заполняются поля ИНН и КПП реорганизованной организации.
ОКТМО	Код по классификатору. Организации вносят код МО, на территории которого находится компания. ИП заполняют код по месту своего жительства.
Телефон	Контактные данные для связи налогового специалиста с налоговым агентом при возникновении вопросов.

Шаг 2. Заполнить сведения о работнике, в отношении которого заполняется справка 2-НДФЛ.

ИНН	Реквизит заполняется только при его наличии у работодателя.
ФИО	Данные о фамилии, имени и отчестве сотрудника по документам.
Статус	Заполняется один из шести статусов налогоплательщика: 1 – резидент РФ; 2 – не резидент РФ; 3 – не резидент РФ, который является высококвалифицированным специалистом; 4 – не резидент РФ, участник гос.программы по добровольному переселению; 5 – не резидент РФ, имеющий статус беженца или получившего временное убежище в РФ; 6 – не резидент РФ, работающий по патенту.
Дата рождения	День рождения работника.
Гражданство	Код страны по ОКСМ, для РФ – 643.
Код документа	Код и реквизиты документа, код берется из Приложения 1 к Порядку заполнения формы 2-НДФЛ (для паспорта РФ – 21).

Шаг 3. Заполнить годовые суммы дохода и налога.

Сумма дохода	Начисленный за год доход без учета вычетов.
Налоговая база	Начисленный доход минус сумма положенных вычетов из Раздела 3 формы 2-НДФЛ. Если вычеты больше начисленного дохода, то проставляются нули.
Исчисленный налог	Ставка налога, умноженная на налоговую базу.
Удержанный налог	Сумма НДФЛ, который фактически удержан.
Фикс.авансовый платеж	Авансовые платежи, уменьшающие налог к уплате (если таковые имеются).
Перечисленный налог	НДФЛ, фактически перечисленный в ИФНС за год.
Излишне удержанный налог	Излишняя сумма НДФЛ, уплаченная в ИФНС и не возвращенная.
Не удержанный налог	Сумма НДФЛ, которую работодатель не смог удержать в отчетном году.

Шаг 4. Заполнить сведения о положенных работнику вычетах.

Приводятся данные по стандартным вычетам (в том числе на детей), социальным (на обучение, лечение), имущественным (по недвижимости).

Следует для каждого вида предоставленного вычета указать код и сумму за год.

Если работнику предоставляется социальный или имущественный вычет на основании налогового уведомления, то следует привести реквизиты данного уведомления (код, номер, дату выдачи, код ФНС, выдавшего документ).

Шаг 5. Заполнить данные о лице, подтверждающем заполненные сведения.

Если отчет 2-НДФЛ сдает сам налоговый агент, то ставится «1», если его представитель, то «2».

Обязательно ставится подпись и дата сдачи формы в налоговый орган.

Шаг 6. Заполнить приложение о месячных суммах дохода и вычетов.

Для каждого месяца прошедшего года нужно указать данные о доходе и предоставленных вычетах, если таковые были.

Вносится порядковый номер месяца, код дохода или вычета и его сумма.

Стандартные, имущественные и социальные вычеты в данном разделе не отражаются.

На данном листе также проставляется подпись и дата.

Подпись может поставить руководитель или ИП, либо представитель по доверенности. Печать на заполненной справке не нужна.

Посмотреть 2-НДФЛ в заполненном виде за 2019 год можно в образце ниже.

Скачать бланк и образец

Полезное видео

О справке 2-НДФЛ, которая будет актуальной в 2020 году, смотрите в видео:

Выводы

Каждый работодатель обязан ежегодно сдавать отчет 2-НДФЛ не позднее 1 марта за прошедший год.

На каждого работника следует заполнить отдельную справку. Сведения приводятся как в обобщенном виде за год, так и помесячно.

Важно в отчете правильно указывать признак. Если имеются доходы, с которых не удержан НДФЛ, то обязательно заполняется форма с признаком 2.

Реорганизованные предприятия при заполнении указывают признак 3 или 4.